Nowe obowiązki- zmiany przepisów w transporcie lekkim do 3,5 ton

Od lipca 2026 roku firmy wykonujące międzynarodowy transport busami staną przed największą zmianą organizacyjną od wielu lat. Nowe przepisy obejmą pojazdy powyżej 2,5 tony pełnym zakresem regulacji dotyczących czasu pracy kierowców, dokumentacji i ewidencji. Dla wielu przedsiębiorstw oznacza to konieczność przebudowania dotychczasowych zasad funkcjonowania — od sposobu zatrudniania kierowców, po rozliczanie ich pracy i przygotowanie firmy na kontrole w kraju oraz za granicą. Zmiany są istotne i obejmą całą branżę, dlatego przygotowania warto rozpocząć z wyprzedzeniem.

Od lipca 2026 roku wszystkie pojazdy o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 2,5 t, które wykonują międzynarodowy transport drogowy, będą obowiązkowo wyposażone w tachografy inteligentne drugiej generacji. To jedna z najważniejszych zmian wynikających z pakietu mobilności, która w praktyce zrówna busy do 3,5 t z samochodami ciężarowymi w zakresie kontroli czasu pracy kierowców. Firmy zajmujące się lekkim transportem międzynarodowym będą musiały przygotować się na istotne zmiany organizacyjne, prawne i kadrowe. Samo zainstalowanie tachografu nie wystarczy — konieczne będzie przebudowanie procesów wewnętrznych, dostosowanie dokumentów oraz wdrożenie ewidencji zgodnej z przepisami.

O tym kogo dokładnie dotyczą zmiany i jakie są wyłączenia pisaliśmy w osobnym artykule: Tachografy w pojazdach od 2,5 tony – nowe przepisy od lipca 2026 roku

Wymóg stosowania tachografów w pojazdach od 2,5 t oznacza, że kierowcy busów zostaną objęci takim samym systemem kontroli jak kierowcy ciężarówek. Konieczne będzie wprowadzenie kart kierowców, regularne pobieranie i archiwizowanie danych, przestrzeganie norm czasu pracy kierowców, odpoczynków i przerw, a także przygotowanie firmy na częstsze i dokładniejsze kontrole zarówno w Polsce, jak i za granicą. Państwa europejskie zapowiadają intensyfikację działań kontrolnych szczególnie wobec lekkiego transportu, który dotychczas był znacznie słabiej regulowany. Oznacza to, że przedsiębiorstwa działające „po staremu” narażą się na ryzyko wysokich kar, zatrzymania pojazdów na granicach oraz zakazów wykonywania przewozów.

Zmiany kadrowe i dokumentacyjne – nowe obowiązki pracodawców

Wprowadzenie przez Pakiet Mobilności tachografów w busach wymusza zmianę sposobu zatrudniania i rozliczania czasu pracy kierowców. Dotychczas wiele firm stosowało uproszczone modele wynagradzania, oparte na dniówkach, stawkach za przebieg lub ogólnych ryczałtach. Po 2026 roku będzie to niemożliwe. Kierowcy busów zatrudnieni na podstawie umowy o pracę będą objęci przepisami ustawy o czasie pracy kierowców, dlatego umowy muszą zostać opracowane profesjonalnie i uwzględniać normy czasu pracy, zasady delegowania, sposób prowadzenia ewidencji oraz prawidłowe zasady wypłaty wynagrodzeń.

W praktyce oznacza to konieczność przebudowania dotychczasowej dokumentacji oraz procesów kadrowych. Wiele firm już teraz zleca takie działania wyspecjalizowanym doradcom, aby uniknąć błędów, które później mogą być kosztowne podczas kontroli. W IdeaPro regularnie wspieramy przedsiębiorstwa w przygotowaniu umów i procedur zgodnych z nowymi wymogami, dzięki czemu firmy mogą skupić się na działalności operacyjnej, mając pewność, że ich dokumentacja jest właściwie uporządkowana.

Zbyt ogólne lub źle przygotowane umowy staną się jednym z pierwszych punktów kontroli Państwowej Inspekcji Pracy i zagranicznych służb inspekcyjnych. Firmy, które nie dostosują dokumentów na czas będą mogły liczyć się z konsekwencjami finansowymi i administracyjnymi.

Ewidencja i rozliczenia na podstawie tachografu – kluczowe wyzwanie firm

Kolejnym obszarem wymagającym przygotowania jest ewidencja i rozliczanie czasu pracy kierowców. Tachograf inteligentny II generacji rejestruje nie tylko czas jazdy, ale także wszystkie inne aktywności kierowcy, co oznacza konieczność prowadzenia znacznie bardziej szczegółowej dokumentacji niż dotychczas.

Dla wielu firm przewozowych, które do tej pory operowały busami bez tachografów, wdrożenie takich procesów od podstaw będzie dużym wyzwaniem. Trzeba stworzyć nowe procedury, opracować instrukcje dla kierowców, zorganizować regularne pobieranie danych oraz wdrożyć system ich prawidłowego przechowywania.

Najważniejsze jest, aby rozliczać czas pracy kierowców i wypłacać wynagrodzenia dokładnie zgodnie z tym, co wynika z zapisów urządzenia — inaczej firma naraża się na poważne ryzyka. To właśnie tu pojawia się największe wyzwanie: poprawne wyliczenie wynagrodzeń na podstawie danych z tachografu. IdeaPro, dzięki praktycznemu doświadczeniu w rozliczaniu czasu pracy kierowców, pomaga firmom robić to szybko, bezbłędnie i zgodnie z obowiązującymi przepisami.

W tym kontekście rośnie znaczenie profesjonalnego przygotowania organizacyjnego, prawnego i kadrowego. Wsparcie wyspecjalizowanych firm, takich jak IdeaPro, pozwala przejść przez proces dostosowania bez chaosu i ryzyka błędów. IdeaPro wykonuje szczegółowy audyt przedsiębiorstwa, analizując dokumenty, sposób zatrudnienia, organizację pracy kierowców oraz gotowość firmy do stosowania tachografów.

Na tej podstawie przygotowywane są kompletne, zgodne z przepisami umowy o pracę, regulaminy, procedury wewnętrzne oraz instrukcje obsługi tachografów. Firma otrzymuje zestaw dokumentacji, który minimalizuje ryzyko kar podczas kontroli.

Podsumowanie- Zmiany przepisów w transporcie lekkim

Lipiec 2026 roku będzie momentem przełomowym dla branży lekkiego transportu międzynarodowego.

Obowiązek stosowania tachografów w pojazdach od 2,5 tony wynikający z Pakietu Mobilności nie jest jedynie zmianą techniczną — to transformacja całego sposobu prowadzenia firmy. Przedsiębiorstwa, które rozpoczną przygotowania z odpowiednim wyprzedzeniem, przejdą przez zmiany sprawnie i bez ryzyka przestojów czy kar.

IdeaPro oferuje kompleksowe wsparcie w dostosowaniu dokumentów, procesów i rozliczeń do nowych przepisów, pomagając firmom wprowadzić pełne bezpieczeństwo, porządek i zgodność z wymaganiami pakietu mobilności. Dzięki temu właściciele firm transportowych mogą skoncentrować się na rozwoju działalności, mając pewność, że ich organizacja jest przygotowana na nowe realia prawne.