Kontrola ITD i PIP w firmie transportowej

Kontrola ITD oraz PIP są zdarzeniami, których często obawiają się przedsiębiorcy z branży Kontrola ITD i PIP w firmie transportowejtransportowej. To naturalne, ponieważ wykryte w ich trakcie nieprawidłowości mogą stanowić podstawę do nałożenia dotkliwych kar na firmę. Warto jednak zdać sobie sprawę z tego, że odpowiednie przygotowanie do kontroli PIP czy ITD może pozwolić przewoźnikowi uniknąć takich nieprzyjemnych konsekwencji. Jak zadbać o to, by zwiększyć swoje szanse na pozytywny rezultat kontroli przeprowadzonej przez inspektora transportu drogowego bądź inspektora Państwowej Inspekcji Pracy?

Dowiesz się tego z dalszej części artykułu, w której omówiliśmy m.in. co to jest kontrola ITD, a także kontrola PIP w firmie transportowej, w jaki sposób są one realizowane, jakie dokumenty mogą podlegać weryfikacji w ich ramach, a także jak się do nich prawidłowo przygotować.

Kontrola ITD: co to jest, czego dotyczy i jak może przebiegać?

Firmy zajmujące się przewozami drogowymi muszą mieć świadomość, że ich działalność może zostać skontrolowana przez uprawnione do tego organy. Prawo do przeprowadzania kontroli przedsiębiorstw transportowych mają inspektor transportu drogowego oraz inspektor Państwowej Inspekcji Pracy. Co istotne, w ramach czynności kontrolnych prowadzonych przez ITD możliwe są:

• kontrola ITD na drodze, w tym także kontrola ITD na autostradzie – przybiera ona wówczas formę „wyrywkową”,

• kontrola ITD w firmie transportowej – realizowana przez ITD kontrola w firmie poprzedzona jest listownym zawiadomieniem.

Przyjrzyjmy się bliżej temu, jak standardowo wygląda przeprowadzana przez Inspekcję Transportu Drogowego kontrola na drodze oraz w siedzibie przedsiębiorstwa.

Jak przebiega kontrola ITD na drodze?

Zgodnie z przepisami, do uprawnień inspektora ITD należy przeprowadzanie kontroli ruchu drogowego. Muszą się one jednak odbywać z poszanowaniem kilku istotnych reguł. Przede wszystkim, inspektor transportu drogowego podczas przeprowadzania kontroli drogowej musi być umundurowany i posługiwać się legitymacją służbową oraz znakiem identyfikacyjnym, a także oznakowanym pojazdem służbowym. Zatrzymanie kierowcy do kontroli może odbyć się przy użyciu m.in.:

• sygnału wizualnego – w tym celu inspektor ITD może wykorzystać np. tarczę do zatrzymywania pojazdów, czyli tzw. lizak,

• wizualnych i dźwiękowych sygnałów – gdy pojazd służbowy ITD porusza się za wybranym do kontroli kierującym, polecenie zatrzymania się może mu zostać wydane poprzez włączenie niebieskiego światła błyskowego, a także sygnalizację dźwiękową o zmiennym tonie.

Inspektor po zatrzymaniu pojazdu podaje kierującemu stopień, imię i nazwisko oraz przyczynę zatrzymania. Rozpoczęcie kontroli przez inspektora transportu drogowego poprzedzone jest okazaniem kontrolowanemu legitymacji służbowej. Czynności kontrolne są przeprowadzane w obecności kierującego pojazdem.

Jak powinien zachować się kierowca, gdy spotka go kontrola ITD na drodze? Przede wszystkim musi on stosować się do poleceń oraz sygnałów ze strony inspektora Inspekcji Transportu Drogowego. Kierowca jest również zobligowany do tego, by umożliwić sprawne przeprowadzenie kontroli poprzez m.in.:

• pozwolenie inspektorowi na wejście do pojazdu,

• okazanie inspektorowi ITD niezbędnych dokumentów – wśród nich wyróżnić można m.in. kartę kierowcy, wykresówki bądź zapisy odręczne i wydruki z tachografu, zaświadczenie wskazane w art. 31 ustawy o czasie pracy kierowców (tzw. urlopówka), wypis z licencji transportowej bądź z zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego, a także inne dokumenty wymagane przez przepisy zawarte w ustawie o transporcie drogowym (art. 87 ustawy),

• udostępnienie urządzeń pomiarowych, np. tachografu, do kontroli.

Wykryte w trakcie kontroli drogowej naruszenia mogą przyczynić się do tego, że jakiś czas później do przewoźnika dotrze listowne zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli w przedsiębiorstwie.

Warto wspomnieć również o tym, ile dni wstecz kontroluje ITD, gdy zatrzyma kierowcę na drodze. Zgodnie z nowymi przepisami, które weszły w życie 31 grudnia 2024 roku, doszło do wydłużenia okresu kontroli danych z karty kierowcy – z 28 do aż 56 dni wstecz. Oznacza to, że kierowca pojazdu wyposażonego w tachograf, na żądanie kontrolującego go inspektora, musi być mu w stanie okazać:

• wykresówki z dnia bieżącego oraz 56 poprzednich dni lub

• zapisy odręczne i wydruki wykonane w dniu kontroli oraz poprzednich 56 dniach.

Dodajmy, że poza kwestiami związanymi z czasem pracy kierowcy, inspektor transportu drogowego może sprawdzać także prawidłowość postępowania osoby kierującej pojazdem w innych obszarach. Jednym z aspektów podlegających weryfikacji jest m.in. to, czy kierowca uiszcza należne opłaty elektroniczne za przejazd płatnymi drogami krajowymi i poprawnie korzysta z systemu e-Toll – kontrola ITD, która wykaże naruszenia z tym związane, może zakończyć się nałożeniem kary finansowej na kierowcę.

Na czym polega kontrola inspekcji transportu drogowego w firmie?

Niektórzy zastanawiają się, czy inspektor ITD może kontrolować firmę transportową. Jak już wcześniej wspomnieliśmy, ma on takie uprawnienia, jednak kontrola w przedsiębiorstwie przewozowym powinna być:

• poprzedzona skierowaniem do przedsiębiorcy zawiadomienia o zamiarze jej wszczęcia,

• ograniczona czasowo – czas trwania kontroli ITD może wynosić od 6 do 48 dni, przy czym dokładna długość dopuszczalnego okresu zależy od tego, w jak dużym przedsiębiorstwie się ona odbywa (reguluje to art. 55 Ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców),

• przeprowadzana w obecności przedsiębiorcy lub upoważnionej przez niego osoby,

• dokumentowana – dokonane w jej trakcie ustalenia zostają zawarte w protokole kontroli. 

Planując przeprowadzenie kontroli w siedzibie firmy, ITD jest zobowiązana z wyprzedzeniem, listownie, powiadomić o tym zamiarze przewoźnika. Takie zawiadomienie powinno być wystosowane przed rozpoczęciem kontroli w przedsiębiorstwie. Czynności kontrolne mogą być podjęte przez ITD nie wcześniej niż 7 dni po otrzymaniu tego dokumentu przez firmę, ale nie później niż 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. W jego ramach podaje się najczęściej informacje o:

• kontrolowanym okresie,

• zakresie kontroli,

• wykazie wymaganych dokumentów.

Okres kontroli zależny jest od inspektora transportu drogowego. Kontrola ITD może objąć okres do 12 miesięcy od daty zawiadomienia.

Jakie mogą być przyczyny kontroli ITD w firmie transportowej?

Kontrola ITD w firmie transportowej może zostać wszczęta z różnych przyczyn. Zwykle dochodzi do niej z uwagi na uzasadnione podejrzenia dotyczące rażących naruszeń obowiązujących przepisów ze strony przedsiębiorstwa. Jej wszczęcie bywa również pokłosiem zatrzymania kierowcy do kontroli drogowej i wykrycia w jej trakcie takich naruszeń jak m.in.:

• nierejestrowanie aktywności na karcie kierowcy,

• manipulacja na tachografie,

• brak odpowiednich dokumentów w kabinie pojazdu.

Z jakich innych powodów może zostać przeprowadzona kontrola ITD w firmie transportowej? Przesłankami do jej wszczęcia mogą być także np.:

• zlecenia ze strony innych organów kontrolnych, np. Państwowej Inspekcji Pracy lub Urzędu Skarbowego,

• skargi wniesione do ITD np. przez byłych kierowców firmy.

Kontrola ITD: jakie dokumenty sprawdza inspektor kontrolujący przedsiębiorstwo?

Co sprawdza ITD podczas kontroli? W każdym zawiadomieniu o kontroli znajduje się wykaz wymaganych dokumentów, które przedsiębiorca powinien przygotować. Poszczególne kontrole mogą się między sobą nieco różnić, ponieważ weryfikowane w ich ramach bywają odmienne aspekty, natomiast można wskazać kilka najczęstszych dokumentów, które niemal zawsze są sprawdzane:

• ewidencja czasu pracy kierowców,

• zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika lub licencja uprawniająca do wykonywania działalności gospodarczej w zakresie transportu drogowego,

• certyfikaty kompetencji zawodowych osób zarządzających transportem,

• wykaz pojazdów podlegających pod działalność gospodarczą.

Kontrola w firmie transportowej przeprowadzana przez inspektora ITD może wymagać od przedsiębiorcy przygotowania również takich dokumentów jak np.:

• kopie praw jazdy oraz dokumenty potwierdzające aktualne badania lekarskie i psychologiczne kierowców firmy,

• świadectwa kierowców, którzy nie są obywatelami UE, a wykonują przewozy drogowe na rzecz firmy,

• dokumenty, które potwierdzają prawidłową organizację i dyscyplinę pracy.

Warto dodać, że wzór zawiadomienia przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia kontroli, zawierający wykaz dokumentów do przygotowania na dzień rozpoczęcia kontroli, można znaleźć w Załączniku nr 14 do Zarządzenia nr 28/2014 Głównego Inspektora Transportu Drogowego z dnia 17 września 2014 r. w sprawie zasad planowania, prowadzenia oraz dokumentowania kontroli przewozów drogowych przez inspektorów Inspekcji Transportu Drogowego.

Jak przygotować się do kontroli ITD w przedsiębiorstwie, by pomóc sobie uniknąć konsekwencji naruszeń czasu pracy kierowców?

Kontrola w firmie transportowej przeprowadzana przez inspektora ITD może obejmować wiele aspektów funkcjonowania przedsiębiorstwa. Jednym z nich jest przestrzeganie norm dotyczących czasu pracy kierowców oraz prawidłowa realizacja obowiązków związanych z tym obszarem, w tym np. zgodne z przepisami, terminowe pobieranie danych z kart kierowców i pamięci tachografów. Niekiedy zdarza się, że mimo starannej kontroli czasu pracy kierowców przez przewoźnika dochodzi do wystąpienia naruszeń, które mogą skutkować nałożeniem na niego kar finansowych. Aby zwiększyć swoją szansę na uniknięcie kosztownych konsekwencji naruszeń wykrytych w trakcie kontroli ITD, firma transportowa powinna zadbać o uporządkowaną, kompletną dokumentację, obejmującą m.in.:

• wydruki z tachografu,

• opisy ewentualnych naruszeń kierowców,

• raport comiesięcznych naruszeń wg rozporządzenia (WE) 561/2006 wraz z ich opisem,

• potwierdzenie dni wolnych (zaświadczenia lub lista dni wolnych),

• notatki z przeprowadzonych rozmów z kierowcami (upomnienia, nagany).

Chcąc zatroszczyć się o właściwe przygotowanie do kontroli ITD, warto również skontaktować się z inspektorem wyznaczonym do kontroli w firmie, by dowiedzieć się, jakie dokumenty będą niezbędne, a także na które kwestie związane z działalnością przedsiębiorstwa ma zamiar zwracać szczególną uwagę.

Kontrola PIP: jak się przygotować na wizytę inspektora Państwowej Inspekcji Pracy w firmie?

Kontrola ITD nie jest jedynym sposobem weryfikacji działalności przewoźnika, z jakim możemy mieć do czynienia. Prawo do skontrolowania firmy transportowej ma również inspektor Państwowej Inspekcji Pracy. Kiedy PIP przychodzi na kontrolę i co sprawdza w jej trakcie?

Kontroli ze strony Państwowej Inspekcji Pracy może spodziewać się każdy przedsiębiorca z branży transportowej. Warto przy tym zaznaczyć, że odpowiedź na pytanie o to, czy PIP musi powiadomić o kontroli, brzmi: nie, kontrola może, ale nie musi być zapowiedziana. Należy więc być gotowym na to, że w siedzibie firmy o dowolnej porze ma prawo zjawić się inspektor Państwowej Inspekcji Pracy i poprosić o przygotowanie odpowiednich dokumentów do weryfikacji.

W praktyce, Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) kontroluje miejsca pracy i przestrzeganie przepisów prawa pracy, w szczególności dotyczących: przepisów i zasad bezpieczeństwa oraz higieny pracy, przepisów związanych ze stosunkiem pracy, wynagrodzeń oraz innych świadczeń wynikających z tego stosunku.

Jeśli PIP planuje zapowiedzianą kontrolę w przedsiębiorstwie transportowym, przed jej przeprowadzeniem firma otrzymuje odpowiednie zawiadomienie. Jest to dokument, który przedstawia, jak będzie wyglądać kontrola PIP: co przygotować dla inspektora, jeśli chodzi o kwestię dokumentacji, a także co dokładnie będzie sprawdzane.

Jakie uprawnienia ma inspektor Państwowej Inspekcji Pracy?

Inspektor może zażądać wglądu do akt osobowych i wszelkich dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez pracowników lub osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy. Podczas kontroli inspektor pracy ma prawo także m.in.:

• żądać wyjaśnień (w formie ustnej lub pisemnej) od podmiotu kontrolowanego w sprawach objętych kontrolą,

• poruszać się na terenie siedziby oraz wszystkich obiektów przedsiębiorstwa kontrolowanego.

Przygotowanie do kontroli PIP w firmie transportowej – jakie są przykładowe obszary, które może skontrolować inspektor?

Co sprawdza PIP podczas kontroli w firmie transportowej? W jej trakcie może nastąpić m.in.:

• kontrola dokumentacji pracowniczej, dokumentów finansowych, stanowisk pracy,

• weryfikacja przestrzegania przepisów prawa pracy, w tym przepisów dotyczących legalności zatrudnienia,

• sprawdzenie, czy występuje bezpośrednie zagrożenie życia lub zdrowia.

Pragnąc zadbać o skrupulatne przygotowanie do kontroli PIP, przewoźnik musi zwrócić szczególną uwagę na kwestię ewidencji czasu pracy, a także na inne istotne dokumenty związane z pracownikami. Z obecnych uregulowań prawnych wynika, że dokumentacja pracownicza, w tym ewidencja czasu pracy, powinna być przechowywana 10 lat, licząc od końca roku, w którym rozwiązano stosunek pracy bądź uległ on wygaszeniu. Wynika to z art. 94 Kodeksu pracy.

Brak ewidencji czasu pracy kierowcy skutkuje grzywną, a inspektor i tak nakaże jej przygotowanie. Należy pamiętać, że kontrola dotyczy nie tylko samych kart ewidencyjnych, lecz również dodatkowych dokumentów, takich jak wnioski urlopowe, a także potwierdzenia dokonania wypłat czy odprowadzonych składek. 

Kontrola PIP i ITD w firmie – profesjonalne wsparcie dla przedsiębiorstw transportowych

Audyt i reprezentacja podczas kontroli ITD i PIP w wykonaniu kompetentnych specjalistów to cenne wsparcie, z którego decyduje się skorzystać wiele przedsiębiorstw transportowych. Jeśli Ciebie również interesuje profesjonalna pomoc z tego zakresu, to zachęcamy do zapoznania się z usługami IdeaPro.

Oferujemy Klientom kompleksowe wsparcie podczas kontroli ITD, PIP oraz służb kontrolnych z krajów UE. W jego ramach zapewniamy m.in.:

• pomoc w przygotowaniu wszystkich wymaganych przez inspektora dokumentów, w tym np. w zebraniu wydruków i wykresówek czy skompletowaniu danych z kart kierowców i pamięci tachografów,

• doradztwo w sprawach związanych z kontrolą w firmie,

• reprezentację Klientów w trakcie kontroli ITD, PIP i służb kontrolnych z innych państw UE.

Jesteśmy w stanie pomóc nawet w naprawdę problematycznych sytuacjach. Przygotujemy wszystkie wymagane dokumenty przed przybyciem inspektora – jeśli nie była prowadzona wcześniej szczegółowa dokumentacja lub z jakiś innych przyczyn została utracona, odtworzymy ją. Dzięki temu Klient, którego czeka kontrola w firmie transportowej, może uniknąć ewentualnych kar będących konsekwencją naruszeń przepisów.

Warto dodać, że na co dzień zajmujemy się nie tylko wspieraniem Klientów w przygotowaniach do kontroli PIP czy ITD – nasza oferta obejmuje także usługi z innych obszarów, takich jak m.in.:

• rozliczanie czasu pracy kierowców,

• kadry i płace,

• audyty dokumentacji,

• zgłaszanie kierowców delegowanych – zapoznaj się z naszym artykułem, by dowiedzieć się, co to jest delegowanie kierowców IMI,

• szkolenia kierowców z zakresu zagadnień dotyczących przestrzegania norm czasu pracy oraz obsługi tachografu,

• przedstawiciel dla transportu we Francji i Holandii.

Zachęcamy do kontaktu i umówienia się na bezpłatną konsultację z naszym specjalistą!