Dlaczego rozliczanie czasu pracy kierowców jest ważne?
Prowadzenie ewidencji czasu pracy wszystkich kierowców zatrudnionych w firmie oraz czynności spedycyjne takie jak planowanie odpoczynków wynikających z ustawy o czasie pracy kierowców to podstawowe obowiązki pracodawcy w firmie transportowej.
Ewidencja czasu pracy kierowców oraz lista płac muszą być ze sobą zgodne. Stanowią one niezbędne formalności administracyjne, które muszą zostać spełnione, ponieważ ich brak lub niepoprawność mogą poskutkować nałożeniem kary na przedsiębiorstwo w przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Podczas takiej kontroli organ kontrolujący sprawdza czy przestrzegane są przepisy zawarte w Kodeksie Pracy, Ustawie o Czasie Pracy Kierowców, rozp. (WE) nr 561/2006 oraz regulacjach Unii Europejskiej. Obecnie obowiązek rozliczania kierowców dotyczy wszystkie firmy transportowe zatrudniające kierowców pojazdów powyżej 3, 5 tony.
Jak wygląda rozliczenie czasu pracy kierowców?
Rozliczanie czasu pracy kierowców oparte jest na aktywnościach kierowcy zapisanych na karcie kierowcy oraz pamięci tachografu cyfrowego. Pracodawca ma obowiązek pobierać dane z karty co najmniej co 28 dni oraz przy ustaniu stosunku pracy, natomiast dane z tachografu cyfrowego należy pobrać maksymalnie do 90 dni od daty ostatniego pobrania plików.
W pliku cyfrowym zawarte są wszystkie niezbędne informacje potrzebne do rozliczenia takie jak:
-
aktywności kierowcy- rodzaj i ilość wykonywanej czynności,
-
liczbę przepracowanych godzin,
-
godzinę rozpoczęcia oraz godzinę zakończenia pracy,
-
przekroczenia granic,
-
przestoje podczas, których kierowca nie wykonywał pracy.
Na grafice powyżej przedstawiono przykładowy dzień pracy kierowcy, który został zapisany na karcie. Jak widać na karcie kierowcy zapisały się różne aktywności takie jak jazda, pauza oraz inna praca. Poprawne rozliczenie możliwe jest wyłącznie przy użyciu dedykowanego programu do rozliczania czasu pracy kierowców. Na podstawie tych danych wyliczane jest wynagrodzenie kierowcy. Następnie w zależności od rodzaju wykonywanych przewozów rozliczane są płace sektorowe i wirtualne diety, które stanowią ulgi na ZUS i PIT oraz sanitariaty- w przypadku przewozów międzynarodowych lub delegacje krajowe w transporcie krajowym.
Co powinna zawierać poprawna ewidencja czasu pracy kierowcy?
Ewidencja czasu pracy to zbiór dokumentów potwierdzających czas pracy kierowcy. Jest to dokumentacja danego pracodawcy zawierająca wszystkie szczegółowe elementy wynagrodzenia kierowcy oparte na danych z kart kierowców takie jak:
-
Prowadzenie pojazdu- czas jazdy kierowcy.
-
Godziny nadliczbowe- 50% i 100%, dodatków oraz godzin nadliczbowych oddanych na wniosek lub bez wniosku.
-
Liczbę godzin dyżuru- godzinę rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem, czy jest to dyżur pełniony w domu).
-
Pracę w godzinach nocnych.
-
Postój - krótkie kilkuminutowe przestoje oraz odpoczynek dobowy lub tygodniowy.
-
Inna praca- prace niezwiązane z wykonywaniem przewozu drogowego, takie jak np. konieczność usunięcia awarii lub obsługa codzienna pojazdów jak również prace podejmowane w celu wykonania zadania służbowego lub zapewnienia bezpieczeństwa osób.
-
Zwolnienia z pracy- rodzaj i wymiar zwolnień oraz pozostałych nieusprawiedliwionych i usprawiedliwionych nieobecności w tym dni wolne wraz z oznaczeniem tytułu ich udzielenia.
-
Rozliczenie ryczałtów- w miesięcznym, trzymiesięcznym lub czteromiesięcznym okresie rozliczeniowym.
-
Zestawienie ulg- naliczenie tzw. wirtualnych diet, które stanowią ulgę na ZUS oraz PIT.
-
Rozliczenie płac sektorowych- dodatek za pracę na terenie innych Państw- obowiązek wynikający z Pakietu Mobilności.
Na grafice powyżej przedstawiono przykładową poprawną ewidencję czasu pracy kierowcy, która zawiera wszystkie elementy i składniki wymagane przez przepisy.
Jakie zapisy w dokumentacji pracowniczej określają parametry rozliczeń czasu pracy kierowcy?
Zatrudnienie pracownika nakłada na pracodawcę obowiązek prowadzenia jego dokumentacji pracowniczej. Dzielimy ją na dwa obszary: akta osobowe pracowników i dokumentację związaną ze stosunkiem pracy. Obecnie inspektor za brak prowadzenia dokumentacji może ukarać pracodawcę grzywną w wysokości od 1000 do nawet 30 tysięcy złotych. Więcej informacji na temat kontroli ITD lub PIP znajdziesz tutaj.
Niezbędne zapisy, które określają parametry według których rozliczani są kierowcy w firmie to:
-
Informacja o okresie rozliczeniowym- jest to okres po którym zostają wypłacane składniki wynagrodzenia takie jak, ryczałt za pracę w godzinach nocnych, godzinach nadliczbowych, zaliczka za czas dyżuru.
-
Zapis o godzinach nocnych (wynikający z kodeksu pracy)- wybrane 8 godzin pomiędzy 21:00 a 7:00.
-
Zapis o porze nocnej (wynikający z Ustawy o Czasie Pracy Kierowców)– wybrane 4 godz. pomiędzy 00:00 a 7:00.
-
Informacje dotyczące rozkładu czasu pracy- ze względu na specyfikę pracy kierowców w transporcie, umożliwiono ustalenie Indywidualnego rozkładu czasu pracy (możliwość wyboru różnych początków i zakończeń pracy).
-
Ustalenie dnia wolnego w firmie- np. sobota lub ruchomy dzień wolny.
-
System czasu pracy- np. równoważny, podstawowy, zadaniowy.
Wszystkie wymienione zapisy są kluczowe do poprawnego prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców. W -przypadku kontroli są one weryfikowane przez inspektora w pierwszej kolejności.
Co zyskuję rozliczając czas pracy kierowców w IdeaPro?
Zabezpieczam się przed roszczeniami kierowców
Wzorowo przygotujemy dokumentację tak, aby ochronić Cię przed ewentualnymi roszczeniami kierowców w przypadku konfliktu.
Regularnie szkolę moich kierowców
Przyjedziemy do Ciebie i przeprowadzimy w wyznaczonym miejscu, szkolenie z zakresu przestrzegania norm czasu pracy oraz poprawnej obsługi tachografów.
Magazynowanie plików do kontroli
Przechowujemy wszystkie Twoje dokumenty (rozliczenia, pliki cyfrowe) na naszym bezpiecznym serwerze. W przypadku kontroli możemy szybko odszukać wymagane dokumenty.
Zweryfikowana poprawność rozliczeń przez ITD i PIP
Pracujemy na tym samym programie co Inspekcja Transportu Drogowego oraz Państwowa Inspekcja Pracy.
Dzięki temu masz gwarancję że otrzymujesz rozliczenia zawsze zgodne z aktualnie obowiązującymi przepisami i interpretacjami ITD i PIP.
Darmowe pobieranie odczytów z tachografów i kart
Za darmo w siedzibie naszej firmy odczytujemy karty kierowców i tachografy. Istnieje również możliwość wypożyczenia urządzenia na cały dzień.
Płacę niższe ZUSy i PITy
Dla kierowców wykonujących przewozy międzynarodowe, naliczamy diety wirtualne. Dzięki temu korzystasz z ulgi podatkowej i płacisz niższe składki na ZUS oraz PIT.
Rozliczam diety w transporcie krajowym
Dla kierowców wykonujących przewozy krajowe, naliczamy diety i noclegi czyli tzw. "delegacje". Kwotę z delegacji krajowych można wrzucić w koszty firmy.
Mam wsparcie ekspertów
Otrzymujesz dedykowanego opiekuna, który dba o Twoje sprawy i jest do Twojej dyspozycji pod stałym numerem telefonu. Opiekunowie pomagają w przygotowaniu dokumentów, weryfikują je, informują Cię o zmianach w przepisach.
Szybka wycena online
Wypełnij formularz, a w kilka minut otrzymasz orientacyjną wycenę na maila – bez telefonów, umawiania spotkań i zobowiązań! To proste: wypełnij formularz i kliknij „Wyślij”.
Otrzymasz wiadomość email z linkiem do pobrania oferty.
-
Czy podana cena jest ostateczna?Aby precyzyjnie wycenić abonament potrzebujemy informację o ilości kierowców oraz rodzaju wykonywanych przewozów. Wartość abonamentu zależy od złożoności wyliczeń, dlatego aby dokładnie określić jego wartość potrzebujemy więcej informacji.
-
Jak wygląda podpisanie umowy?W tej kwestii jesteśmy elastyczni, ty zdecyduj na jaki okres chcesz podpisać umowę. Najczęściej wybierana jest umowa na czas nieokreślony z możliwością rozwiązania w każdym momencie. Często na prośbę klienta dostosowujemy zapisy w umowie.
-
Dopiero zaczynam rozliczać kierowców, co mam zrobić z otrzymanym rozliczeniem?Gdy wysyłamy pierwsze rozliczenie, zawsze szczegółowo wyjaśniamy, które dokumenty są niezbędne, jak długo należy je przechowywać i które koniecznie muszą zostać podpisane i wysłane do księgowości. Przeprowadzimy Cię, przez cały proces i pomożemy Ci zrozumieć czym są dokładnie nasze wyliczenia.
-
Podana cena jest brutto czy netto?Wszystkie ceny podane są w netto.
Nasza usługa w 4 krokach
01
Analiza dokumentacji
Pierwszy etap polega na weryfikacji dokumentacji od umowy o pracę po obwieszczenie i regulamin pracy. Jeśli zdecydujesz się również na obsługę Kadry i Płace, zweryfikujemy Teczki pracownicze i ostatnie listy płac. Na tym etapie otrzymasz dedykowanego opiekuna Twojej firmy. Opiekun będzie przygotowywał wszystkie rozliczenia, a Ty będziesz miał do niego stały telefoniczny dostęp. Wszystkie sprawy konsultujesz u jednej osoby, co znacząco usprawnia cały proces.
02
Dostosowanie dokumentacji
Drugim etapem jest dostosowanie dokumentacji. Jest to kluczowy element ponieważ wprowadzamy zapisy, które optymalizują koszty w firmie oraz definiują zasady rozliczania wynagrodzeń kierowców. Nie ważne, czy płacisz dniówki, premie czy rozliczasz się za przejechane kilometry- ważne jak to zapiszesz w umowie.
03
Szkolenie dla kierowców
Trzecim etapem jest szkolenie dla Twoich kierowców. Podczas szkolenia tłumaczymy normy czasu pracy oraz obsługę tachografu. Z naszego doświadczenia wiemy, że błędy w rejestrowaniu czasu pracy, to nawet 30% wszystkich naruszeń kierowców. Poprzez szkolenie praktycznie z dnia na dzień redukujemy występowanie naruszeń.
04
Rozliczenie ewidencji
Ostatnim etapem, po uporządkowaniu dokumentacji i przeszkoleniu kierowców jest wysłanie pierwszego rozliczenia czasu pracy kierowców. Na tym etapie wyjaśniamy przez jaki czas należy przechowywać dokumenty, które wymagają podpisania i które koniecznie należy wysłać do księgowości. Jeśli jest taka potrzeba, kontaktujemy się również z twoim biurem rachunkowym aby mieć pewność, że wszystko jest poprawnie naliczane.
Zaufali nam
.png)
