Rejestrowanie czasu pracy kierowcy busa

Czy kierowca busa musi rejestrować czas pracy?

Tak. Pomimo że pojazdy do 3,5 t nie muszą mieć tachografu, kierowcy busów również muszą prowadzić ewidencję czasu pracy. Obowiązek ten wynika z ustawy o czasie pracy kierowców, która dotyczy wszystkich zawodowych kierowców – niezależnie od rodzaju zatrudnienia czy typu pojazdu.

Nowe przepisy dla międzynarodowych przewozów pojazdami od 2,5 do 3,5 tony

Od 21 maja 2022 roku firmy realizujące międzynarodowy transport drogowy pojazdami o DMC od 2,5 t do 3,5 t są objęte obowiązkiem:

• posiadania licencji przewoźnika drogowego,

• utrzymania zabezpieczenia finansowego (1800 euro na pierwszy pojazd, 900 euro na każdy kolejny),

• prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców.

  
  

Od 1 lipca 2026 r. kierowców tych pojazdów będą obowiązywać przepisy unijne (Rozporządzenia WE 561/2006 i WE 165/2014), a więc także obowiązek posiadania tachografu. Do tego czasu ewidencja powinna być prowadzona na podstawie krajowych przepisów.

Jak ewidencjonować czas pracy kierowcy pojazdu do 3,5 tony?

Obecnie przedsiębiorcy mają trzy możliwości:

1. Instalacja tachografu (opcjonalna, ale kosztowna).

2. Zastosowanie systemów GPS 

3. Rejestracja ręczna – najbardziej czasochłonna, najmniej polecana, ale nadal obowiązująca.

   
   

Ważne, aby ewidencja była rzetelna, kompletna i dostępna na wypadek kontroli.

Organy kontrolne mogą sprawdzać dokumenty z różnych źródeł takie jak: faktury, dokumenty przewozowe, systemy opłat drogowych.

Co zawiera ewidencja czasu pracy kierowcy?

Prawidłowa ewidencja powinna uwzględniać:

• czas jazdy i inne czynności (załadunek, rozładunek, formalności, sprzątanie pojazdu itp.),

• dyżury i czas gotowości,

• przerwy i odpoczynki (11h dobowo, 35h tygodniowo),

• godziny nadliczbowe, praca w nocy, w święta i niedziele,

• czas pracy w ramach delegacji zagranicznej (dla rozliczeń płac sektorowych).

  
  

Jak dokumentować czas pracy bez tachografu?

W przypadku przewozów busami lub pracy mieszanej (bus + ciężarówka z tachografem), należy wystawić tzw. zaświadczenia o działalności kierowcy (tzw. „urlopówki”).

Dla bezpieczeństwa warto przygotować dwa dokumenty:

• Jeden za czas innej pracy (jazda busem, magazyn),

• Drugi za okres odpoczynku (zaznaczenie rubryki nr 14–16).

  
  

Wpisy manualne w tachografie są dokładniejsze, ale bardziej ryzykowne ze względu na łatwość popełnienia błędów.

Kary za brak ewidencji czasu pracy – czego unikać?

Brak prowadzenia ewidencji to poważne naruszenie:

• Brak ewidencji czasu pracy (art. 25 ust. 1, art. 26d) – kara 1000 zł za każdego kierowcę.

• Fałszowanie ewidencji lub odmowa jej udostępnienia – kara 8000 zł, traktowana jako bardzo poważne naruszenie.

• Nieprzestrzeganie norm czasu pracy, przerw lub odpoczynków – dodatkowe sankcje administracyjne i finansowe.

  
  

Warto pamiętać, że kontrola może bazować na wszelkich dokumentach związanych z działalnością transportową – nie tylko na danych z tachografu.

Podsumowanie

Kierowcy busów i lekkich pojazdów do 3,5 tony muszą prowadzić ewidencję czasu pracy.

Dla przewozów międzynarodowych od 2,5 t – wymagana licencja i pełna dokumentacja.

Do 1 lipca 2026 r. obowiązują jeszcze krajowe przepisy, ale później wchodzą normy unijne.

Ewidencję można prowadzić ręcznie, przez GPS lub z pomocą tachografu.

Błędy w dokumentacji mogą kosztować firmę nawet 8000 zł za kierowcę!