Rozliczanie czasu pracy kierowców – zasady, obowiązki, zmiany 2025 [PORADNIK]

Zaktualizowano: wrzesień 2025

Rozliczanie czasu pracy kierowców 2025 – Praktyczny Poradnik

Jak powinno wyglądać prawidłowe rozliczanie czasu pracy kierowców w 2025 roku? Nie sposób odpowiedzieć na tak postawione pytanie jednym zdaniem. Rozliczanie kierowców z czasu pracy to bowiem złożony proces, który wymaga od firmy transportowej zrozumienia wielu istotnych pojęć, a także znajomości przepisów zawartych w różnych aktach prawnych i ścisłego stosowania się do nich. Prawo nakłada na przewoźników szereg obowiązków, takich jak np. prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców czy planowanie ich czasu pracy z zachowaniem odpowiednich odpoczynków. Dodatkowym wyzwaniem, z jakim mierzą się przewoźnicy, jest konieczność dostosowania procesu rozliczania kierowców do zmian wprowadzonych przez Pakiet Mobilności i nowelizowanych z jego powodu przepisów krajowych.

Doskonale rozumiemy, że przykłady skomplikowanych zagadnień mogą przytłoczyć. Dlatego przygotowaliśmy poradnik kompleksowo omawiający różne kwestie związane z rozliczaniem czasu pracy kierowców: na czym polegają obowiązki firmy transportowej w tym zakresie, jakich zasad trzeba przestrzegać podczas przeprowadzania tego procesu, jak wpłynął na rozliczanie kierowców Pakiet Mobilności, a także wiele innych aspektów dotyczących tego tematu.

Jeśli więc chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak rozliczać kierowców w prawidłowy sposób, zachęcamy do lektury!

Jakie są przepisy dotyczące czasu pracy kierowców? Najważniejsze akty prawne

To, jak rozliczani są kierowcy zawodowi, uwarunkowane jest obowiązującymi przepisami. Ich znajomość oraz umiejętność zastosowania się do nich w praktyce jest podstawą dobrego funkcjonowania firmy transportowej. Bez zapoznania się z takimi aktami prawnymi, jak np. rozporządzenie (WE) 561/2006, ustawa o czasie pracy kierowców czy Kodeks Pracy, trudno o poprawne rozliczanie kierowców w firmie transportowej w 2025 roku.

Aby ułatwić proces zaznajamiania się z przepisami dotyczącymi czasu pracy kierowców, poniżej prezentujemy najistotniejsze akty prawne, które regulują ten obszar:

• Ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (w skrócie: UoCPK),

• Kodeks Pracy,

• Rozporządzenie (WE) nr 561/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 15 marca 2006 r. (w skrócie: rozporządzenie (WE) 561/2006),

• Umowa AETR,

• Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym.

Przedstawione akty prawne to jedynie część spośród wielu dokumentów, z którymi powinny zapoznać się osoby odpowiedzialne za rozliczanie płac kierowców oraz ich czasu pracy. Przykładowo, chcąc zrozumieć zasady stosowania wirtualnych diet w celu wykorzystania ulgi na ZUS i PIT, należy zaznajomić się z odpowiednimi przepisami zawartymi w ustawie o podatku dochodowym oraz w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych.

Co wlicza się do czasu pracy kierowcy zawodowego?

Aby móc odpowiedzieć sobie, jak rozliczyć kierowcę z czasu pracy, należy najpierw zdefiniować, co się do tego czasu wlicza. Zostało to określone w ustawie o czasie pracy kierowców. W art. 6 tej ustawy wskazano, że do czasu pracy wliczają się takie czynności jak m.in.:

• prowadzenie pojazdu,

• załadowywanie i rozładowywanie oraz nadzór nad załadunkiem i wyładunkiem,

• nadzór oraz pomoc osobom wsiadającym i wysiadającym,

• czynności spedycyjne,

• obsługa codzienna pojazdów i przyczep,

• inne prace podejmowane w celu wykonania zadania służbowego lub zapewnienia bezpieczeństwa osób, pojazdu i rzeczy,

• niezbędne formalności administracyjne,

• utrzymanie pojazdu w czystości.

Co istotne, osoby odpowiedzialne za rozliczanie kierowców w firmie transportowej powinny zdawać sobie sprawę z tego, że za czas pracy kierowcy uznaje się również m.in.:

• okresy poza przyjętym rozkładem czasu pracy, w których kierowca pozostaje na stanowisku w gotowości do wykonywania pracy – w szczególności gdy oczekuje na załadunek lub rozładunek, których przewidywany czas trwania nie był mu znany wcześniej,

• piętnastominutową przerwę w pracy, którą pracodawca musi wprowadzić, jeśli dobowy wymiar czasu pracy kierowcy wynosi minimum 6 godzin.

Co nie wlicza się do czasu pracy kierowcy zawodowego?

Pragnąc zgłębić zasady rządzące rozliczaniem czasu kierowcy, należy uświadomić sobie również, co nie wlicza się do czasu pracy kierowcy zawodowego. Zgodnie z art. 7 ustawy o czasie pracy kierowców, do czasu pracy kierowcy nie wlicza się:

• czasu dyżuru, jeśli podczas dyżuru kierowca nie wykonywał pracy,

• nieusprawiedliwionych postojów w czasie prowadzenia pojazdu,

• dobowego nieprzerwanego odpoczynku,

• przerwy w pracy, która wynika ze stosowania przerywanego systemu czasu pracy.

Jak liczyć czas pracy kierowcy? Istotne pojęcia i podstawowe normy czasu pracy

Opisująca czas pracy kierowców ewidencja dokumentuje szczegółowo różne informacje na temat ich czasu pracy. Te dane są niezbędne, by można było przeprowadzić rozliczanie płac kierowców. Chcąc w pełni zrozumieć zawartość modelowej ewidencji oraz proces jej rozliczania, warto zapoznać się z obowiązującymi normami czasu pracy kierowców w 2025 roku, a także ważnymi terminami związanymi z tym zagadnieniem.

Systemy czasu pracy kierowców

Na to, jak kształtuje się czas pracy kierowców, rozliczanie którego jest obowiązkiem firmy transportowej, ma wpływ przyjęty system czasu pracy. Przepisy regulujące czas pracy kierowców w 2025 roku dopuszczają kilka rodzajów takich systemów.

• Podstawowy – jest to bazowy system, w przypadku którego obowiązuje ośmiogodzinna norma dobowego czasu pracy. Przekroczenie tej normy w danym dniu generuje godziny nadliczbowe kierowcy, natomiast w sytuacji gdy kierowca przepracuje mniej niż 8 godzin, mamy do czynienia z przestojem.

• Równoważny – zapewnia większą elastyczność, jeśli chodzi o planowanie czasu pracy kierowcy. W tym systemie dopuszczalne jest wydłużenie wymiaru czasu pracy do 12 godzin na dobę. Nie pozostaje to bez konsekwencji – przedłużony wymiar czasu pracy należy zrównoważyć skróconym czasem pracy w innych dniach lub dniami wolnymi od pracy. Okres rozliczeniowy, co do zasady, nie może być w tym wypadku dłuższy niż jeden miesiąc – w wyjątkowych sytuacjach możliwe jest jego wydłużenie do 3 lub 4 miesięcy (art.15 ust. 3-5 UoCPK).

• Przerywany – w tym przypadku, podobnie jak w systemie podstawowym, mamy do czynienia z wymiarem czasu pracy wynoszącym 8 godzin na dobę. Różnicą jest możliwość wprowadzenia dzielącej czas pracy na dwie części, kilkugodzinnej przerwy (trwającej do 5 godzin; w szczególnych przypadkach do 6 godzin). W jej trakcie kierowca swobodnie dysponuje swoim czasem, a za ten okres przysługuje mu prawo dowynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia, o którym mowa w art. 9 ust. 5 UoCPK.

• Zadaniowy – obowiązuje 8-godzinna norma pracy, a kierowca pracujący w tym systemie jest rozliczany nie z czasu pracy, a z wykonanych zadań.

• Mieszany – połączenie cech systemu równoważnego i zadaniowego, uregulowane w art. 19 UoCPK.
  

Dzienny czas pracy kierowcy

Osoby zastanawiające się, jak zaplanować trasę kierowcy, muszą zdawać sobie sprawę z tego, w jaki sposób uregulowane są kwestie dziennego czasu pracy, czasu jazdy, odpoczynków czy przerw. Przyjrzyjmy się najważniejszym normom i wynikającym z nich limitom, które powinien znać specjalista odpowiedzialny za dokonywanie rozliczenia czasu kierowcy.

• Wymiar czasu pracy kierowcy
  

Jak wspominaliśmy przy systemie podstawowym, standardowo czas pracy kierowcy nie może przekraczać 8 godzin na dobę oraz przeciętnie 40 godzin, w przeciętnie pięciotygodniowym tygodniu pracy. Dodatkowy czas pracy liczy się jako godziny nadliczbowe kierowcy. Jeśli firma zdecyduje się jednak na zastosowanie systemu równoważnego, wymiar czasu pracy kierowcy będzie mógł być wydłużony do 12 godzin na dobę. Aby to zrównoważyć, w innych dniach kierowca pracuje krócej lub odbiera dni wolne.

• Limity regulujące maksymalny dzienny czas jazdy kierowcy zawodowego
  

Liczony łącznie, maksymalny dzienny czas jazdy kierowcy zawodowego wynosi 9 godzin. Dwa razy w tygodniu kalendarzowym (od poniedziałku 00:00 do niedzieli 24:00) można ten czas wydłużyć do 10 godzin. 

• Przerwy
  

Planowanie czasu pracy kierowcy musi uwzględniać także przerwy, których można wyróżnić kilka rodzajów. Pierwszą z nich jest tzw. przerwa śniadaniowa, czyli wliczana do czasu pracy piętnastominutowa przerwa, którą pracodawca wprowadza, jeśli dobowy wymiar czasu pracy kierowcy wynosi minimum 6 godzin. Innym rodzajem pauzy jest przerwa o długości minimum 45 minut, która przysługuje po 4,5 godzinie prowadzenia pojazdu. Można ją odebrać w dwóch częściach – pierwsza powinna wynosić co najmniej 15 minut, a druga minimum 30 minut. Niekiedy zdarza się np. tak, że kierowca zaczyna zmianę od innej pracy, a następnie wykonuje jazdę. Jeśli od początku zmiany kierowca nie odebrał przysługującej mu przerwy związanej z czasem jazdy wynoszącym 4,5 godziny, to najpóźniej po 6 godzinach pracy musi odbyć pauzę. Trwa ona minimum 30 lub 45 minut – krótszy wariant jest dopuszczalny, gdy liczba godzin pracy kierowcy nie przekracza 9 godzin. Dodajmy, że ta przerwa ulega skróceniu o wspomnianą wcześniej przerwę śniadaniową, trwającą 15 minut (art. 13 ust. 2 UoCPK).

• Odpoczynek dzienny regularny i skrócony
  

Regularny okres odpoczynku dziennego wynosi co najmniej nieprzerwane 11 godzin. Może być on być opcjonalnie odebrany w dwóch częściach, z których pierwsza musi wynosić co najmniej 3 godziny, a druga minimum 9 godzin.

Spełniając odpowiednie warunki, można zastosować także skrócony odpoczynek dzienny, który trwa co najmniej 9 godzin, ale mniej niż 11 godzin. Dopuszczalne są co najwyżej trzy skrócone dzienne okresy odpoczynku między dwoma tygodniowymi okresami odpoczynku.

Tygodniowy czas pracy kierowcy

Ile wynosi tygodniowy czas pracy kierowcy? Zgodnie z przepisami, czas pracy kierowcy tygodniowy może wynosić przeciętnie maksymalnie 48 godzin, łącznie z godzinami nadliczbowymi, w okresie rozliczeniowym wynoszącym co najwyżej 4 miesiące. Oznacza to, że na całkowity miesięczny czas pracy kierowcy mogą składać się tygodnie odbiegające od siebie pod względem liczby godzin „wyrobionych” przez pracownika.

Tygodniowy czas pracy kierowcy można wydłużyć do 60 godzin, pod warunkiem że średni tygodniowy czas pracy nie przekroczy 48 godzin w danym okresie rozliczeniowym.

Tygodniowa norma czasu pracy obowiązuje także w przypadku kierowców zatrudnionych u więcej niż jednego pracodawcy.

Z perspektywy zarządzania czasem pracy kierowców istotne jest, aby pamiętać o stosowaniu zgodnych z przepisami odpoczynków tygodniowych (regularnych i skróconych), a także o tym, że maksymalny tygodniowy czas jazdy wynosi 56 godzin.

Praca nocna kierowcy

Istotnym zagadnieniem w kontekście rozliczania płac kierowców oraz ich czasu pracy są zasady rządzące pracą nocną. Jeśli chodzi o kwestię norm czasu pracy, stosuje się pojęcie pory nocnej, ujęte w UoCPK. Ten termin odnosi się do wybranych 4 godzin między 00:00 a 7:00. W ustawie wyraźnie wskazano, ile wynosi czas pracy kierowcy, gdy wykonuje on pracę w porze nocnej – zgodnie z art. 21, jeśli praca wykonywana jest w porze nocnej, to czas pracy kierowcy nie może przekraczać 10 godzin pomiędzy dwoma kolejnymi okresami dziennego odpoczynku albo dziennego i tygodniowego okresu odpoczynku.

W odniesieniu do tego, jak rozliczać czas pracy kierowcy zawodowego, ważniejsze jest pojęcie godzin nocnych, zawarte w kodeksie pracy. Odnosi się ono do wybranych 8 godzin pomiędzy 21:00 a 7:00. Wybrane godziny pracodawca ujmuje w regulaminie pracy albo w układzie zbiorowym pracy, a jeśli nie ma obowiązku tworzenia takich dokumentów, informuje kierowcę pisemnie o obowiązujących godzinach nocnych. Z perspektywy osoby dokonującej rozliczenia czasu pracy kierowcy istotne jest to, że kierowcy za każdą godzinę pracy w godzinach nocnych przysługuje dodatek do wynagrodzenia w wysokości 20% stawki godzinowej, która wynika z minimalnego wynagrodzenia za pracę. Taki dodatek jest niezależny od innych dodatków, np. za godziny nadliczbowe wykonywane w godzinach nocnych.

W przypadku kierowców wykonujących stale pracę poza zakładem pracy wynagrodzenie wraz z dodatkiem za pracę w godzinach nocnych może być zastąpione ryczałtem. Jego wysokość powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nocnych.

Godziny nadliczbowe kierowcy

Jednym z wyzwań, z jakimi musi się zmierzyć osoba odpowiedzialna za rozliczanie płac kierowców oraz ich czasu pracy, jest odpowiednie rozliczanie godzin pracy nadliczbowych. Jak należy rozumieć takie nadgodziny kierowcy?

Zgodnie z art. 20 UoCPK za pracę w godzinach nadliczbowych uznaje się:

• pracę wykonywaną ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy,

• pracę wykonywaną ponad dobowy przedłużony wymiar czasu pracy, który wynika z obowiązującego kierowcę systemu i rozkładu czasu pracy.
  

Co istotne, praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna wyłącznie, jeśli:

• zaszły sytuacje i zdarzenia, które wymagają od kierowcy podjęcia działań mających na celu ochronę życia lub zdrowia ludzkiego oraz mienia albo usunięcia awarii,

• wystąpią szczególne potrzeby pracodawcy.
  

W ustawie wskazano również odpowiedzi na dwa pytania istotne w kontekście rozliczania czasu pracy kierowców z uwzględnieniem godzin nadliczbowych.

• Ile godzin nadliczbowych w roku może maksymalnie przepracować kierowca w związku z wystąpieniem szczególnych potrzeb pracodawcy? Liczba takich godzin nadliczbowych co do zasady nie może przekroczyć 260 godzin w roku kalendarzowym. Warto przy tym dodać, że zgodnie z art. 20 ust. 4 ustawy o czasie pracy kierowców, przy spełnieniu odpowiednich warunków, można ustalić inną liczbę godzin nadliczbowych w danym roku kalendarzowym np. 416 godzin.
  

• Ile wynosi maksymalny tygodniowy czas pracy kierowcy łącznie z godzinami nadliczbowymi? Nie może on przekraczać przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym, wynoszącym co najwyżej 4 miesiące. Jeśli w takim okresie średni tygodniowy czas pracy nie przekroczy 48 godzin, to maksymalny tygodniowy czas pracy może być przedłużony do 60 godzin.
  

Jak rozliczyć czas pracy kierowców w godzinach nadliczbowych? Za pracę w godzinach nadliczbowych kierowcy przysługuje normalne wynagrodzenie za każdą godzinę, a także dodatek do wynagrodzenia:

• w wysokości 100% wynagrodzenia, gdy praca w godzinach nadliczbowych przypada:

  • w nocy,

  • w niedziele i święta, które zgodnie z obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy nie są dla niego dniami pracy,

  • w dniu wolnym od pracy, który został udzielony pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę bądź święto zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,

• w wysokości 50% wynagrodzenia, gdy praca w godzinach nadliczbowych przypada w inne niż wyżej wymienione dni.
  

Dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia przysługuje kierowcy również, gdy dojdzie do przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, pod warunkiem, że to przekroczenie nie wynika z nadgodzin, za które przyznawany jest dodatek z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych.

Warto dodać, że kierowcy nie przysługuje dodatek do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, jeśli:

• na jego pisemny wniosek pracodawca udzieli mu czasu wolnego od pracy w wymiarze równym pracy w godzinach nadliczbowych,

• pracodawca z własnej inicjatywy (bez pisemnego wniosku pracownika) udzieli mu czasu wolnego od pracy w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych.

W kontekście tego, jak rozliczać czas pracy kierowcy, warto zaznaczyć, że podobnie jak w przypadku pracy w godzinach nocnych, tak i tutaj, możliwe jest zastąpienie wynagrodzenia z dodatkiem za pracę w godzinach nadliczbowych ryczałtem w wysokości odpowiadającej przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych.

Dyżury

Osoby odpowiedzialne za rozliczanie czasu pracy kierowców muszą brać pod uwagę także kwestię dyżurów oraz rekompensaty za te okresy. W uproszczeniu możemy wyróżnić dwa rodzaje dyżurów:

• dyżur 100% – jest to czas, który należy kierowcy zrekompensować czasem wolnym od pracy w wymiarze odpowiadającym długości dyżuru lub, jeśli nie ma takiej możliwości, należy mu się wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną,
  

• dyżur 50% – jest to czas, za który kierowcy przysługuje rekompensata w postaci wynagrodzenia w wysokości określonej przepisach o wynagradzaniu obowiązujących u danego pracodawcy, które nie może być jednak niższe niż połowa wynagrodzenia wskazanego przy dyżurze 100% (w przypadku dyżuru 50% nie ma możliwości rekompensowania czasem wolnym od pracy).
  

Z dyżurem 100% mamy do czynienia, gdy mowa m.in. o:

• czasie, w którym kierowca poza normalnymi godzinami pracy pozostaje w gotowości do wykonywania pracy wynikającej z umowy o pracę w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę – w tym przypadku rekompensaty nie ma jedynie wtedy, gdy dyżur jest pełniony w domu,
  

• okresie pozostawania do dyspozycji poza rozkładem czasu pracy, czyli np. czasie, gdy kierowca towarzyszy pojazdowi transportowanego pociągiem bądź promem.
  

Pojęcie dyżuru 50% odnosi się z kolei m.in. do:

• okresów wynikających z przepisowych przerw przeznaczonych na odpoczynek (z wyłączeniem przerwy śniadaniowej),

• czasu nieprzeznaczonego na kierowanie pojazdem podczas jazdy w załodze wieloosobowej (w przypadku pierwszego kierowcy mamy do czynienia z czasem jazdy, a drugiego – z czasem dyżuru).
  

W kontekście tego, jak rozliczać czas pracy kierowców, warto wspomnieć o możliwości stosowania zaliczek na poczet dyżurów. W przypadku dyżurów nie wykorzystuje się bowiem ryczałtów, znanych z nadgodzin czy pracy nocnej. Ostateczne rozliczenie zaliczek na poczet dyżurów przeprowadza się na koniec przyjętego okresu rozliczeniowego. 

Czas pracy kierowców 2025 – jak aktualnie wygląda rozliczanie czasu pracy kierowców?

Rozliczanie czasu pracy kierowców oparte jest na aktywnościach kierowcy zapisanych na karcie kierowcy oraz pamięci tachografu cyfrowego. Pracodawca ma obowiązek pobierać dane z karty co najmniej co 28 dni oraz przy ustaniu stosunku pracy, natomiast dane z tachografu cyfrowego należy pobrać maksymalnie do 90 dni od daty ostatniego pobrania plików. 

W pliku cyfrowym zawarte są wszystkie niezbędne informacje potrzebne do rozliczenia, takie jak:

• aktywności kierowcy – rodzaj i ilość wykonywanej czynności,

• liczba przepracowanych godzin,

• godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,

• przekroczenia granic,

• przestoje, podczas których kierowca nie wykonywał pracy.

Na grafice powyżej przedstawiono przykładowy dzień pracy kierowcy, który został zapisany na karcie. Jak widać, na karcie kierowcy zapisały się różne aktywności takie jak jazda, pauza oraz inna praca.

Poprawne rozliczenie pracy kierowcy możliwe jest wyłącznie przy użyciu dedykowanego programu do rozliczania czasu pracy kierowców. Na podstawie tych danych wyliczane jest wynagrodzenie kierowcy. Następnie w zależności od rodzaju wykonywanych przewozów rozliczane są płace sektorowe i wirtualne diety, które stanowią ulgi na ZUS i PIT oraz sanitariaty dla kierowców – w przypadku przewozów międzynarodowych lub delegacje krajowe w transporcie krajowym.

Prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców – na czym polegają obowiązki firmy transportowej?

Firmy transportowe często odkładają temat rozliczania czasu pracy kierowców na później lub nie przywiązują większego znaczenia do tego obszaru. Niestety takie działanie powoduje nawarstwianie się problemów wynikających z braku dostatecznej wiedzy na temat rozliczania płac kierowców i ustawy o czasie pracy kierowców.

Prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców zatrudnionych w firmie oraz czynności spedycyjne, takie jak planowanie odpoczynków wynikających z ustawy o czasie pracy kierowców, to podstawowe obowiązki pracodawcy w firmie transportowej.

Ewidencja czasu pracy kierowców oraz lista płac muszą być ze sobą zgodne. Stanowią one niezbędne formalności administracyjne, które muszą zostać spełnione, ponieważ ich brak lub niepoprawność mogą skutkować nałożeniem kary na przedsiębiorstwo w przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.

Podczas takiej kontroli organ kontrolujący sprawdza, czy przestrzegane są przepisy zawarte w kodeksie pracy, ustawie o czasie pracy kierowców, rozp. (WE) nr 561/2006 oraz regulacjach Unii Europejskiej. Obecnie obowiązek rozliczania kierowców dotyczy wszystkie firmy transportowe zatrudniające kierowców. Warto podkreślić, że obligatoryjna jest również ewidencja czasu pracy kierowcy do 3,5 tony, czyli ewidencja czasu pracy kierowcy busa.

Z uwagi na poziom skomplikowania procesów rozliczeniowych oraz konieczność korzystania z drogiego oprogramowania wiele firm zastanawia się, kto może rozliczać czas pracy kierowców na ich potrzeby. Taką rolę może odgrywać zewnętrzny usługodawca, np. IdeaPro, który ma wieloletnie doświadczenie i pogłębioną wiedzę na temat m.in. tego, jak prowadzić ewidencję czasu pracy kierowcy w sposób zgodny z przepisami, a także jak należy prawidłowo wykonywać rozliczanie płac kierowców.

Co powinna zawierać zgodna z przepisami ewidencja czasu pracy kierowcy?

Ewidencja czasu pracy to zbiór dokumentów potwierdzających czas pracy kierowcy. Jest to dokumentacja danego pracodawcy zawierająca wszystkie szczegółowe elementy wynagrodzenia kierowcy, oparte na danych z karty kierowcy, w tym:

• prowadzenie pojazdu – czas jazdy kierowcy,

• godziny nadliczbowe – 50% i 100%, dodatki oraz godziny nadliczbowe oddane na wniosek lub bez wniosku,

• liczbę godzin dyżuru – godzinę rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem, czy jest to dyżur pełniony w domu,

• pracę w godzinach nocnych,

• postój – krótkie kilkuminutowe przestoje oraz odpoczynek dobowy lub tygodniowy,

• inną pracę – prace niezwiązane z wykonywaniem przewozu drogowego, takie jak np. konieczność usunięcia awarii lub obsługa codzienna pojazdów, jak również prace podejmowane w celu wykonania zadania służbowego lub zapewnienia bezpieczeństwa osób,

• zwolnienia z pracy – rodzaj i wymiar zwolnień oraz pozostałych nieusprawiedliwionych i usprawiedliwionych nieobecności, w tym dni wolne wraz z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,

• rozliczenie ryczałtów – w miesięcznym, trzymiesięcznym lub czteromiesięcznym okresie rozliczeniowym.

• zestawienie ulg – naliczenie tzw. wirtualnych diet, które stanowią ulgę na ZUS oraz PIT,

• rozliczenie płac sektorowych – dodatek za pracę na terenie innych państw (obowiązek wynikający z Pakietu Mobilności).

Jakie zapisy w dokumentacji pracowniczej określają parametry rozliczeń czasu pracy kierowcy?

Zatrudnienie pracownika nakłada na pracodawcę obowiązek prowadzenia jego dokumentacji pracowniczej. Dzielimy ją na dwa obszary: akta osobowe pracowników i dokumentację związaną ze stosunkiem pracy. Obecnie inspektor za brak prowadzenia dokumentacji może ukarać pracodawcę grzywną w wysokości od 1000 do nawet 30 tysięcy złotych. 

Jakie są niezbędne zapisy określające parametry, według których rozliczani są kierowcy w firmie?

• ​Informacja o okresie rozliczeniowym – jest to okres, po którym zostają wypłacane składniki wynagrodzenia takie jak: ryczałt za pracę w godzinach nocnych, godzinach nadliczbowych, zaliczka za czas dyżuru.

• Zapis o godzinach nocnych (wynikający z kodeksu pracy) – wybrane 8 godzin pomiędzy 21:00 a 7:00.

• Zapis o porze nocnej (wynikający z ustawy o czasie pracy kierowców) – wybrane 4 godz. pomiędzy 00:00 a 7:00.

• Informacje dotyczące rozkładu czasu pracy – ze względu na specyfikę pracy kierowców w transporcie, umożliwiono ustalenie Indywidualnego rozkładu czasu pracy (możliwość wyboru różnych początków i zakończeń pracy).

• Ustalenie dnia wolnego w firmie – np. sobota lub ruchomy dzień wolny.

• System czasu pracy – np. równoważny, podstawowy, zadaniowy.

Wszystkie wymienione zapisy są kluczowe do poprawnego prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców. W przypadku kontroli są one weryfikowane przez inspektora w pierwszej kolejności.

Pakiet Mobilności: jak rozliczać czas pracy kierowców zgodnie z wprowadzonymi przez niego zmianami?

Patrząc z perspektywy przewoźników oraz osób, których zadaniem jest skuteczne rozliczenie kierowców, Pakiet Mobilności i związane z nim nowości okazały się niemałą rewolucją. Z czego to wynika? Pakiet Mobilności znacząco zmienia zasady funkcjonowania transportu drogowego w UE, wprowadzając nowe obowiązki zarówno dla firm transportowych, jak i kierowców. Celami tych regulacji są poprawa warunków pracy, zwiększenie bezpieczeństwa na drogach oraz ujednolicenie zasad konkurencji na wspólnym rynku.

Pakiet Mobilności wprowadził wiele istotnych zmian w transporcie drogowym. Od 2020 roku firmy transportowe mają obowiązek organizowania pracy kierowców tak, aby mogli oni wracać do miejsca zamieszkania lub siedziby firmy co najmniej raz na cztery tygodnie. Dodatkowo wprowadzono zakaz odbywania regularnych tygodniowych odpoczynków (czyli trwających co najmniej 45 godzin) w kabinie pojazdu. Taki odpoczynek musi być spędzany w miejscu z odpowiednimi warunkami sanitarnymi i noclegowymi, a koszt zakwaterowania pokrywa pracodawca.

Obszarów w przypadku których możemy zaobserwować, jak wpłynął na zarządzanie czasem i rozliczanie kierowców Pakiet Mobilności, jest więcej. Kierowcy wykonujący przewozy międzynarodowe mogą dwa razy z rzędu odbyć skrócone tygodniowe odpoczynki, pod warunkiem że kolejne tygodnie zrekompensują ten czas odpoczynkiem regularnym. Taki odpoczynek musi odbyć się w kraju zamieszkania lub w bazie firmy. Wprowadzono także możliwość wydłużenia czasu jazdy o jedną lub dwie godziny, by kierowca mógł wrócić do domu lub bazy – jednak każdorazowo należy to udokumentować i zrekompensować odpowiednim odpoczynkiem w ciągu trzech kolejnych tygodni. W przypadku wydłużenia jazdy o dwie godziny, przedłużenie musi być poprzedzone półgodzinną przerwą.

Nowe przepisy umożliwiają też przerwanie odpoczynku na promie lub pociągu, ale tylko jeśli podróż trwa minimum 8 godzin i kierowca ma dostęp do kabiny sypialnej lub kuszetki. 

Od lutego 2022 roku wprowadzono obowiązek oznaczania symbolu kraju po przekroczeniu granicy na tachografie w najbliższym możliwym miejscu postoju.

W kontekście tego, jak zmieniło się pod wpływem przepisów wprowadzanych przez Pakiet Mobilności rozliczanie kierowców, warto wspomnieć także o nowych zasadach dotyczących delegowania kierowców. Kierowcy wykonujący transport bilateralny (czyli dwustronny, np. z Polski do Francji) są wyłączeni z obowiązku wyrównywania wynagrodzenia do płacy minimalnej kraju, w którym pracują. Jednak kierowcy wykonujący kabotaż lub przerzuty (tzw. cross-trade) podlegają zasadom delegowania i muszą być zgłoszeni do systemu IMI. Firmy transportowe, które chcą zadbać o to, by delegowanie kierowców IMI przebiegało bezproblemowo, mogą zlecić obsługę tego procesu specjalistom IdeaPro.

Wprowadzono również przepisy dotyczące samego pojazdu – od lutego 2022 r. co osiem tygodni ciężarówka musi wrócić do kraju rejestracji. Przepis ten jednak został uchylony w październiku 2024 r. przez Trybunał Sprawiedliwości UE.

Utrzymano jednak ograniczenia dotyczące kabotażu – po wykonaniu trzech operacji kabotażowych w ciągu 7 dni, przez kolejne 4 dni nie można wykonać nowych operacji w tym samym kraju, tym samym pojazdem (tzw. cooling off). 

W maju 2022 r. wprowadzono obowiązek posiadania licencji transportowej dla pojazdów o masie powyżej 2,5 tony w transporcie międzynarodowym. Przewoźnik musi też wykazać się odpowiednim zabezpieczeniem finansowym oraz zarejestrować siedzibę firmy. Dodatkowo, od sierpnia 2023 wszystkie nowo rejestrowane pojazdy muszą być wyposażone w inteligentne tachografy, które automatycznie rejestrują przekroczenie granicy oraz umożliwiają wprowadzanie informacji o załadunku i rozładunku. Do końca lutego 2025 roku inteligentne tachografy mają być obowiązkowe także w starszych pojazdach wykonujących przewozy międzynarodowe, a od 2026 roku – również dla pojazdów od 2,5 tony.

Podsumowanie

Poprawne rozliczanie czasu pracy kierowców to nie tylko obowiązek pracodawcy, ale także kluczowy element zapewnienia zgodności z przepisami. W świetle zmian wprowadzonych przez Pakiet Mobilności, jeszcze większe znaczenie ma dokładność, rzetelność i terminowość prowadzonej ewidencji. Tylko właściwie prowadzona dokumentacja i stosowanie odpowiednich narzędzi pozwalają uniknąć kar i jednocześnie zapewnić kierowcom uczciwe warunki pracy. Firmy transportowe, które interesuje profesjonalna ewidencja i rozliczanie czasu pracy kierowców, zgodne z aktualnymi przepisami oraz wymogami wynikającymi z Pakietu Mobilności, zachęcamy do skorzystania z usług IdeaPro.

FAQ: Rozliczanie czasu pracy kierowców – najczęstsze pytania

Ewidencja czasu pracy kierowcy: jak długo przechowywać, by działać zgodnie z przepisami?

Ewidencję czasu pracy kierowców należy przechowywać przez okres 10 lat.

Dlaczego są dwie różne „pory nocne”?

Zapis o godzinach nocnych wynika z kodeksu pracy. Jest to wybrane 8 godzin pomiędzy 21:00 a 7:00. Kierowcy pracującemu w tej porze przysługuje dodatek do wynagrodzenia za pracę w „godzinach nocnych”.

Zapis o porze nocnej wynika z ustawy o czasie pracy kierowców. Są to wybrane 4 godziny pomiędzy 00:00 a 7:00. Pora nocna dotyczy wyłącznie limitów czasy pracy (naruszeń).

Jak prowadzić ewidencję czasu pracy kierowcy?

Ewidencję można prowadzić w wersji papierowej oraz elektronicznej.

Kiedy używać młotków w tachografie?

Kierowca powinien używać młotków w tachografie, gdy wykonuje aktywność zaliczaną do tzw. innej pracy. Do czynności, które wymagają ustawienia młotków w tachografie, można zaliczyć m.in. tankowanie paliwa, wypełnianie dokumentów czy działania podejmowane w celu utrzymania pojazdu w czystości.

Czy młotki wliczają się do czasu pracy?

Tak, młotki (inna praca) zaliczane są do czasu pracy, za którą należy się wynagrodzenie.

Czy młotki wliczają się do jazdy?

Młotki oznaczają inną pracę, więc nie wliczają się do czasu jazdy. Oznaczone nimi okresy są natomiast wliczane do czasu pracy. Biorąc więc pod uwagę to, że dobowy czas pracy jest ograniczony, dłuższe wykonywanie czynności kwalifikowanych jako inna praca ogranicza ilość czasu możliwą do poświęcenia na inne aktywności, np. na jazdę.

Czy przerwy i postoje są wliczane do czasu pracy?

To zależy od rodzaju przerwy lub postoju.

• Przerwy śniadaniowe (np. 15 minut przy pracy powyżej 6h) wliczają się do czasu pracy.

• Przerwy zgodne z rozporządzeniem 561/2006 (np. 45 minut po 4,5h jazdy) nie wliczają się do czasu pracy, ale mogą być uznane za dyżur, który jest płatny co najmniej 50%.

• Postoje techniczne i oczekiwanie na rozładunek lub załadunek – jeśli kierowca jest w gotowości, mogą być uznane za dyżur, a niekiedy za „inną pracę”.

• Odpoczynek dobowy lub tygodniowy – nie jest wliczany do czasu pracy, ale jego przestrzeganie podlega kontroli.

Czym różni się rozliczenie kierowcy w przewozach międzynarodowych od krajowych?

Główne różnice dotyczą składników wynagrodzenia oraz obowiązków rozliczeniowych.

• Przewozy krajowe: kierowcy przysługują delegacje krajowe, czyli diety i ryczałty za noclegi, zgodnie z polskimi przepisami.

• Przewozy międzynarodowe:

  • obowiązują tzw. wirtualne diety, które nie są wypłacane, ale stanowią ulgę w składkach ZUS i podatku dochodowym (PIT),

  • trzeba rozliczyć tzw. płace sektorowe – czyli wynagrodzenie wyrównane do poziomu płacy minimalnej obowiązującej w krajach, w których kierowca wykonuje kabotaż lub cross-trade (np. Niemcy, Francja),

kierowcy podlegają też obowiązkowi delegowania (zgłoszenia do systemu IMI).

Kierowca na umowę zlecenie a ewidencja czasu pracy – co warto wiedzieć?

Niektórzy zastanawiają się, czy ewidencja czasu pracy kierowcy na umowę zlecenie jest obowiązkowa. Odpowiedź brzmi: tak. Od zleceniobiorców i osób samozatrudnionych również wymaga się ewidencji czasu pracy, choć nie na podstawie kodeksu pracy, a z powodu:

• ustalenia minimalnej stawki godzinowej (np. 30,50 zł brutto w 2025 r.)

• konieczności wyliczenia składników wynagrodzenia na podstawie rzeczywistych aktywności (jazda, dyżur, inna praca).

Ewidencja czasu pracy kierowcy na umowę zlecenie może być prostsza niż w przypadku etatu, ale jest obowiązkowa, bo to ona pozwala ustalić, ile faktycznie zleceniobiorca powinien zarobić.

Jak rozliczać delegacje kierowców w przypadku przewozów krajowych?

W kontekście tego, jak rozliczyć czas pracy kierowcy w delegacji krajowej, należy zaznaczyć, że kierowcy w podróży służbowej przysługuje:

• dieta,

• zwrot kosztów poniesionych w związku z realizacją takiego zadania służbowego, np. wynikających z konieczności opłacenia sobie noclegu.

Jak rozliczać diety kierowców w podróży służbowej? Na wstępie wyjaśnijmy, że dieta w czasie podróży służbowej ma za zadanie pokryć zwiększone koszty wyżywienia i wynosi 45 zł za dobę podróży. Należną kierowcy kwotę z tytułu diet wylicza się za okres między rozpoczęciem a zakończeniem podróży, przyjmując następujące założenia:

• jeżeli podróż służbowa trwa mniej niż dobę, to:

  • przy czasie podróży poniżej 8 godzin dieta nie przysługuje,

  • przy czasie podróży od 8 do 12 godzin przysługuje połowa diety,

  • przy czasie podróży powyżej 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości,

• jeżeli podróż służbowa trwa dłużej niż dobę, to za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

  • do 8 godzin przysługuje połowa diety,

  • powyżej 8 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat tego, jak rozliczyć czas pracy kierowcy w delegacji krajowej, zachęcamy do lektury artykułu, w którym dokładniej omawiamy prawidłowe rozliczenie delegacji.

Czy czas oczekiwania na załadunek zalicza się do czasu pracy?

Wiele osób ma wątpliwości co do tego, czy oczekiwanie na załadunek to praca, a dokładniej, czy czas oczekiwania na załadunek wlicza się do czasu pracy. Zgodnie z art 6. ust. 2 UoCPK, za czas pracy uznaje się także czas poza przyjętym rozkładem czasu pracy, w którym kierowca pozostaje na stanowisku pracy w gotowości do jej wykonywania, w szczególności podczas oczekiwania na załadunek lub rozładunek, których przewidywany czas trwania nie jest znany kierowcy przed wyjazdem albo przed rozpoczęciem danego okresu.

Czy czasem pracy kierowcy są czynności spedycyjne?

Tak, czynności spedycyjne wliczają się do czasu pracy kierowców.

Czy czas oczekiwania na załadunek zalicza się do czasu pracy?

Wiele osób ma wątpliwości co do tego, czy oczekiwanie na załadunek to praca, a dokładniej, czy czas oczekiwania na załadunek wlicza się do czasu pracy. Zgodnie z art 6. ust. 2 UoCPK, za czas pracy uznaje się także czas poza przyjętym rozkładem czasu pracy, w którym kierowca pozostaje na stanowisku pracy w gotowości do jej wykonywania, w szczególności podczas oczekiwania na załadunek lub rozładunek, których przewidywany czas trwania nie jest znany kierowcy przed wyjazdem albo przed rozpoczęciem danego okresu.

Czy do czasu pracy kierowcy wlicza się czas dyżuru, podczas którego kierowca nie wykonywał pracy?

Nie, czasu dyżuru, podczas którego kierowca nie wykonywał pracy, nie wlicza się do czasu pracy.

Czy ewidencja czasu pracy kierowcy do 3,5 tony jest obowiązkowa?

Tak, ewidencja czasu pracy kierowcy do 3,5 tony jest obligatoryjna.