Rozliczanie czasu pracy kierowców – zasady, obowiązki, zmiany 2025 [PORADNIK]

Zaktualizowano: maj 2025

Rozliczanie czasu pracy kierowców to obowiązek każdej firmy transportowej w 2025 roku. W tym poradniku znajdziesz zasady, obowiązki oraz zmiany wynikające z Pakietu Mobilności i przepisów krajowych.

Jak wygląda rozliczenie czasu pracy kierowców?

Rozliczanie czasu pracy kierowców oparte jest na aktywnościach kierowcy zapisanych na karcie kierowcy oraz pamięci tachografu cyfrowego. Pracodawca ma obowiązek pobierać dane z karty co najmniej co 28 dni oraz przy ustaniu stosunku pracy, natomiast dane z tachografu cyfrowego należy pobrać maksymalnie do 90 dni od daty ostatniego pobrania plików. 

W pliku cyfrowym zawarte są wszystkie niezbędne informacje potrzebne do rozliczenia takie jak:

• aktywności kierowcy- rodzaj i ilość wykonywanej czynności,

• liczbę przepracowanych godzin,

• godzinę rozpoczęcia oraz godzinę zakończenia pracy,

• przekroczenia granic,

• przestoje podczas, których kierowca nie wykonywał pracy.

  
  

  

  
  

Na grafice powyżej przedstawiono przykładowy dzień pracy kierowcy, który został zapisany na karcie. Jak widać na karcie kierowcy zapisały się różne aktywności takie jak jazda, pauza oraz inna praca.

Poprawne rozliczenie możliwe jest wyłącznie przy użyciu dedykowanego programu do rozliczania czasu pracy kierowców. Na podstawie tych danych wyliczane jest wynagrodzenie kierowcy. Następnie w zależności od rodzaju wykonywanych przewozów rozliczane są płace sektorowe i wirtualne diety, które stanowią ulgi na ZUS i PIT oraz sanitariaty- w przypadku przewozów międzynarodowych lub delegacje krajowe w transporcie krajowym.

Ewidencja czasu pracy kierowców – obowiązki firmy transportowej

Firmy transportowe często odkładają temat rozliczania czasu pracy na później lub nie przywiązują większego znaczenia dla tego obszaru. Niestety takie działanie powoduje nawarstwianie się problemów wynikających z braku dostatecznej wiedzy na temat wynagrodzeń kierowców i ustawy o czasie pracy kierowców.

Prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców zatrudnionych w firmie oraz czynności spedycyjne takie jak planowanie odpoczynków wynikających z ustawy o czasie pracy kierowców to podstawowe obowiązki pracodawcy w firmie transportowej.

Ewidencja czasu pracy kierowców oraz lista płac muszą być ze sobą zgodne. Stanowią one niezbędne formalności administracyjne, które muszą zostać spełnione, ponieważ ich brak lub niepoprawność mogą poskutkować nałożeniem kary na przedsiębiorstwo w przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.

Podczas takiej kontroli organ kontrolujący sprawdza czy przestrzegane są przepisy zawarte w Kodeksie Pracy, Ustawie o Czasie Pracy Kierowców, rozp. (WE) nr 561/2006 oraz regulacjach Unii Europejskiej. Obecnie obowiązek rozliczania kierowców dotyczy wszystkie firmy transportowe zatrudniające kierowców. Obowiązek prowadzenia ewidencji dotyczy również kierowców do 3,5 t.

Co powinna zawierać poprawna ewidencja czasu pracy kierowcy?

Ewidencja czasu pracy to zbiór dokumentów potwierdzających czas pracy kierowcy. Jest to dokumentacja danego pracodawcy zawierająca wszystkie szczegółowe elementy wynagrodzenia kierowcy oparte na danych z kart kierowców takie jak:

​

• Prowadzenie pojazdu- czas jazdy kierowcy.

• Godziny nadliczbowe- 50% i 100%, dodatków oraz godzin nadliczbowych oddanych na wniosek lub bez wniosku.

• Liczbę godzin dyżuru- godzinę rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem, czy jest to dyżur pełniony w domu).

• Pracę w godzinach nocnych.

• Postój - krótkie kilkuminutowe przestoje oraz odpoczynek dobowy lub tygodniowy.

• Inna praca- prace niezwiązane z wykonywaniem przewozu drogowego, takie jak np. konieczność usunięcia awarii lub obsługa codzienna pojazdów jak również prace podejmowane w celu wykonania zadania służbowego lub zapewnienia bezpieczeństwa osób.

• Zwolnienia z pracy- rodzaj i wymiar zwolnień oraz pozostałych nieusprawiedliwionych i usprawiedliwionych nieobecności w tym dni wolne wraz z oznaczeniem tytułu ich udzielenia.

• Rozliczenie ryczałtów- w miesięcznym, trzymiesięcznym lub czteromiesięcznym okresie rozliczeniowym.

• Zestawienie ulg- naliczenie tzw. wirtualnych diet, które stanowią ulgę na ZUS oraz PIT.

• Rozliczenie płac sektorowych- dodatek za pracę na terenie innych Państw- obowiązek wynikający z Pakietu Mobilności.

  
  

  

  
  

Jakie zapisy w dokumentacji pracowniczej określają parametry rozliczeń czasu pracy kierowcy?

Zatrudnienie pracownika nakłada na pracodawcę obowiązek prowadzenia jego dokumentacji pracowniczej. Dzielimy ją na dwa obszary: akta osobowe pracowników i dokumentację związaną ze stosunkiem pracy. Obecnie inspektor za brak prowadzenia dokumentacji może ukarać pracodawcę grzywną w wysokości od 1000 do nawet 30 tysięcy złotych.

Niezbędne zapisy, które określają parametry według których rozliczani są kierowcy w firmie to:​

• ​Informacja o okresie rozliczeniowym- jest to okres po którym zostają wypłacane składniki wynagrodzenia takie jak, ryczałt za pracę w godzinach nocnych, godzinach nadliczbowych, zaliczka za czas dyżuru.

• Zapis o godzinach nocnych (wynikający z kodeksu pracy)- wybrane 8 godzin pomiędzy 21:00 a 7:00.

• Zapis o porze nocnej (wynikający z Ustawy o Czasie Pracy Kierowców)– wybrane 4 godz. pomiędzy 00:00 a 7:00.

• Informacje dotyczące rozkładu czasu pracy- ze względu na specyfikę pracy kierowców w transporcie, umożliwiono ustalenie Indywidualnego rozkładu czasu pracy (możliwość wyboru różnych początków i zakończeń pracy).

• Ustalenie dnia wolnego w firmie- np. sobota lub ruchomy dzień wolny.

• System czasu pracy- np. równoważny, podstawowy, zadaniowy.

Wszystkie wymienione zapisy są kluczowe do poprawnego prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców. W przypadku kontroli są one weryfikowane przez inspektora w pierwszej kolejności.

Co zmienił Pakiet Mobilności w rozliczaniu czasu pracy kierowców?

Pakiet Mobilności znacząco zmienia zasady funkcjonowania transportu drogowego w UE, wprowadzając nowe obowiązki zarówno dla firm transportowych, jak i kierowców. Celem tych regulacji jest poprawa warunków pracy, zwiększenie bezpieczeństwa na drogach oraz ujednolicenie zasad konkurencji na wspólnym rynku.

Pakiet Mobilności wprowadził wiele istotnych zmian w transporcie drogowym. Od 2020 roku firmy transportowe mają obowiązek organizowania pracy kierowców tak, aby mogli oni wracać do miejsca zamieszkania lub siedziby firmy co najmniej raz na cztery tygodnie. Dodatkowo wprowadzono zakaz odbywania regularnych tygodniowych odpoczynków (czyli trwających co najmniej 45 godzin) w kabinie pojazdu. Taki odpoczynek musi być spędzany w miejscu z odpowiednimi warunkami sanitarnymi i noclegowymi, a koszt zakwaterowania pokrywa pracodawca.

Kierowcy wykonujący przewozy międzynarodowe mogą dwa razy z rzędu odbyć skrócone tygodniowe odpoczynki, pod warunkiem że kolejne tygodnie zrekompensują ten czas odpoczynkiem regularnym. Taki odpoczynek musi odbyć się w kraju zamieszkania lub w bazie firmy. Wprowadzono także możliwość wydłużenia czasu jazdy o jedną lub dwie godziny, by kierowca mógł wrócić do domu lub bazy – jednak każdorazowo należy to udokumentować i zrekompensować odpowiednim odpoczynkiem w ciągu trzech kolejnych tygodni. W przypadku wydłużenia jazdy o dwie godziny, przedłużenie musi być poprzedzone półgodzinną przerwą.

Nowe przepisy umożliwiają też przerwanie odpoczynku na promie lub pociągu, ale tylko jeśli podróż trwa minimum 8 godzin i kierowca ma dostęp do kabiny sypialnej lub kuszetki.

Od lutego 2022 roku wprowadzono obowiązek oznaczania symbolu kraju po przekroczeniu granicy na tachografie w najbliższym możliwym miejscu postoju.

Pakiet wprowadził także nowe zasady dotyczące delegowania kierowców. Kierowcy wykonujący transport bilateralny (czyli dwustronny, np. z Polski do Francji) są wyłączeni z obowiązku wyrównywania wynagrodzenia do płacy minimalnej kraju, w którym pracują. Jednak kierowcy wykonujący kabotaż lub przerzuty (tzw. cross-trade) podlegają zasadom delegowania i muszą być zgłoszeni do systemu IMI.

Wprowadzono również przepisy dotyczące samego pojazdu – od lutego 2022 r. co osiem tygodni ciężarówka musi wrócić do kraju rejestracji. Przepis ten jednak został uchylony w październiku 2024 r. przez Trybunał Sprawiedliwości UE.

Utrzymano jednak ograniczenia dotyczące kabotażu – po wykonaniu trzech operacji kabotażowych w ciągu 7 dni, przez kolejne 4 dni nie można wykonać nowych operacji w tym samym kraju tym samym pojazdem (tzw. cooling off).

W maju 2022 r. wprowadzono obowiązek posiadania licencji transportowej dla pojazdów o masie powyżej 2,5 tony w transporcie międzynarodowym. Przewoźnik musi też wykazać się odpowiednim zabezpieczeniem finansowym oraz zarejestrować siedzibę firmy. Dodatkowo, od sierpnia 2023 wszystkie nowo rejestrowane pojazdy muszą być wyposażone w inteligentne tachografy , które automatycznie rejestrują przekroczenie granicy oraz umożliwiają wprowadzanie informacji o załadunku i rozładunku. Do końca lutego 2025 roku inteligentne tachografy mają być obowiązkowe także w starszych pojazdach wykonujących przewozy międzynarodowe, a od 2026 roku – również dla pojazdów od 2,5 tony.

Podsumowując

Poprawne rozliczanie czasu pracy kierowców to nie tylko obowiązek pracodawcy, ale także kluczowy element zapewnienia zgodności z przepisami. W świetle zmian wprowadzonych przez Pakiet Mobilności, jeszcze większe znaczenie ma dokładność, rzetelność i terminowość prowadzonej ewidencji. Tylko właściwie prowadzona dokumentacja i stosowanie odpowiednich narzędzi pozwalają uniknąć kar i jednocześnie zapewnić kierowcom uczciwe warunki pracy.

FAQ: Rozliczanie czasu pracy kierowców – najczęstsze pytania

Przez jaki czas należy przechowywać ewidencję czasu pracy kierowców?

Ewidencję czasu pracy kierowców należy przechowywać przez okres 10 lat.

Dlaczego są dwie różne "pory nocne"?

Zapis o godzinach nocnych wynika z kodeksu pracy Jest to wybrane 8 godzin pomiędzy 21:00 a 7:00. Kierowcy pracującemu w tej porze przysługuje dodatek do wynagrodzenia za pracę w "godzinach nocnych"

Zapis o porze nocnej wynika z Ustawy o Czasie Pracy Kierowców są to wybrane 4 godz. pomiędzy 00:00 a 7:00. Pora nocna dotyczy wyłącznie limitów czasy pracy (naruszeń).

Jaka musi być forma przechowywanej ewidencji?

Czy młotki wliczają się do czasu pracy?

Czy przerwy i postoje są wliczane do czasu pracy?

Czym różni się rozliczenie kierowcy w przewozach międzynarodowych od krajowych?

Czy kierowca na umowie zlecenie musi mieć prowadzoną ewidencję czasu pracy