Sanitariaty dla kierowców - zwrot kosztów w transporcie międzynarodowym

Sanitariaty dla kierowców są zagadnieniem, które wzbudza duże zainteresowanie wśród przewoźników działających w branży transportu międzynarodowego. Z czego to wynika? Kwoty przeznaczane na zwrot za sanitariaty dla kierowców są w całości wyłączone z opodatkowania podatkiem PIT, a przy spełnieniu odpowiednich warunków mogą także przyczynić się do obniżenia podstawy wymiaru składek ZUS. Wiedza na temat tego, jak wprowadzić dodatek sanitarny w firmie oraz w jaki sposób go prawidłowo rozliczać, okazuje się więc bardzo przydatna z perspektywy pracodawcy dążącego do ograniczenia kosztów pracowniczych.

Jakie przepisy regulują zwrot kosztów sanitariatów dla kierowców międzynarodowych? Kto ma prawo do sanitariatów w transporcie? W jakich dokumentach należy zawrzeć dotyczące ich zapisy? Na te i wiele innych pytań związane z dodatkiem sanitarnym odpowiemy w dalszej części artykułu.

Sanitariaty: co to jest? Istota dodatku sanitarnego dla kierowców

Sanitariaty to funkcjonujące w branży transportowej określenie odnoszące się do dodatku sanitarnego, będącego jednym z możliwych składników wynagrodzenia kierowcy międzynarodowego. Jego celem jest zapewnienie kierowcy zwrotu kosztów poniesionych z uwagi na korzystanie z urządzeń sanitarnych, takich jak np. toalety czy prysznice. Na atrakcyjność dodatku sanitarnego wpływa fakt, że jest on wyłączony w całości z opodatkowania PIT, a także może być – przy spełnieniu odpowiednich warunków – nieoskładkowany. To z kolei otwiera drogę pracodawcy do uzyskania oszczędności bez obniżania kwoty netto, jaką otrzymuje pracownik.

Sanitariaty przepisy 2025 – jakie polskie regulacje normują kwestię dodatku sanitarnego?

Jakie są najważniejsze przepisy dotyczące sanitariatów dla kierowców w polskim prawie? Aktem prawnym, który był kluczowy z perspektywy zaistnienia dodatku sanitarnego, była ustawa o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym z dnia 28 lipca 2023 roku. To właśnie ona była źródłem zmian w ustawie o czasie pracy kierowców z dnia 16 kwietnia 2004 roku, dzięki którym możliwy stał się zwrot kosztów sanitariatów dla kierowców międzynarodowych.

W ustawie o czasie pracy kierowców znajdziemy obecnie art. 26g pkt 2 lit. d – wynika z niego, że w przypadku kierowców wykonujących zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych, których miesięczny przychód jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie, w skład przychodu stanowiącego podstawę składki na ubezpieczenie społeczne nie wchodzą m.in. należności stanowiące zwrot równowartości poniesionych przez kierowcę kosztów korzystania z urządzeń sanitarnych. Są one określane na podstawie średnich, nieudokumentowanych kosztów takich usług oferowanych w ogólnodostępnych miejscach obsługi podróżnych w państwach, gdzie kierowca wykonuje zadania służbowe.

Inny istotny przepis znajdziemy w rozdziale 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991 r., gdzie przedstawiono zwolnienia przedmiotowe, wskazując elementy zwolnione z podatku dochodowego. Wśród nich znalazły się także sanitariaty dla kierowców.

Zwrot za sanitariaty dla kierowców – komu może przysługiwać?

Świadczenie sanitarne dla kierowców może przysługiwać wyłącznie kierowcom wykonującym przewozy międzynarodowe. Dodatek sanitarny można zastosować w przypadku kierowców wykonujących m.in.:

• przewozy bilateralne,

• przewozy cross-trade,

• przewozy kabotażowe.

Warto w tym miejscu poruszyć cztery przypadki, które niekiedy wzbudzają wątpliwości przewoźników w zakresie dopuszczalności zastosowania sanitariatów dla kierowców.

• Sanitariaty a kierowcy busów – dodatek sanitarny dla kierowców busów (pojazdów o DMC poniżej 3,5 tony) jest jak najbardziej dozwolonym rozwiązaniem.

• Sanitariaty a kierowcy krajowi – w przypadku kierowców krajowych nie ma możliwości wprowadzenia składnika wynagrodzenia w postaci dodatku sanitarnego. Jest on przeznaczony wyłącznie dla kierowców międzynarodowych, którzy zgodnie z ustawą o czasie pracy kierowców podczas realizacji swoich zadań służbowych nie są w podróży służbowej w rozumieniu przepisów kodeksu pracy.

• Sanitariaty a umowa o pracę kierowcy – dodatek sanitarny może być zastosowany w przypadku kierowców pracujących na umowie o pracę. W takiej umowie powinny znaleźć się zapisy o tym składniku wynagrodzenia.

• Sanitariaty a umowa zlecenie kierowcy – zastosowanie dodatku sanitarnego jest możliwe również wtedy, gdy kierowca działa w oparciu o umowę zlecenie.

Czy sanitariaty są obowiązkowe dla kierowców?

Czy i kiedy trzeba wypłacać sanitariaty kierowcom? Analizując to, jaki jest dodatek za sanitariaty dla kierowców, należy podkreślić, że nie stanowi on obowiązku pracodawcy. Wykorzystywanie takiego składnika wynagrodzenia w firmie jest dobrowolne, ale przy tym opłacalne, co sprawia, że wiele przedsiębiorstw decyduje się na ten krok. Umiejętnie stosowane sanitariaty pozwalają bowiem na optymalizację kosztów pracy kierowców, a przy tym mogą wpłynąć na zwiększenie wypłaty netto kierowcy międzynarodowego.

Czy zwrot kosztów za sanitariaty należy wypłacać?

Jeśli firma zdecyduje się stosować składnik wynagrodzenia w postaci dodatku sanitarnego, powinna wypłacać go kierowcom. Jest to istotna różnica między sanitariatami a dietami wirtualnymi – te drugie nie stanowią dodatkowego elementu wynagrodzenia i nie wypłaca się ich pracownikom. Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na ich temat, zapoznaj się z artykułem, w którym poruszamy zagadnienie: diety zagraniczne a podatek i ZUS.

Sanitariaty dla kierowców a ZUS i podatek PIT – co warto wiedzieć?

Biorąc pod uwagę to, czym jest dodatek sanitarny, jak działa i jakie płyną z niego korzyści, kluczowym zagadnieniem okazują się kwestie związane z opodatkowaniem i oskładkowaniem zwrotów za sanitariaty dla kierowców. Dzięki prawidłowemu wprowadzeniu w firmie sanitariatów oszczędność na ZUS i podatku PIT może stać się rzeczywistością. Na czym to polega i kiedy sanitariaty bez ZUS i PIT są możliwe? 

Sanitariaty a ZUS – kiedy dodatek sanitarny nie stanowi podstawy wymiaru składki na ZUS?

Zwrot kosztów za sanitariaty nie stanowi podstawy wymiaru składki na ZUS, ale tylko w przypadku kierowców wykonujących zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych, których miesięczny przychód jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie (8673 zł brutto w 2025 r.).

Dodatek sanitarny a PIT kierowcy – czy zwrot za korzystanie z sanitariatów podlega opodatkowaniu?

Sanitariaty są nie tylko sposobem na to, jak zmniejszyć składki ZUS. Sanitariaty a podatek PIT – to kolejne z istotnych zagadnień, na które warto zwrócić uwagę. Atutem dodatku sanitarnego, jako składnika kosztowego, jest to, że w całości podlega wyłączeniu z opodatkowania podatkiem PIT. Co istotne, nie podlega to ograniczeniom związanym z przekraczaniem pułapu przeciętnego wynagrodzenia, o którym pisaliśmy w kontekście ZUS.

Jaki jest dodatek za sanitariaty dla kierowców? Stawki sanitariatów

Ile wynosi dodatek sanitarny dla kierowcy? Ustalenie tej kwestii jest rolą pracodawcy. W myśl ustawy o czasie pracy kierowcy wysokość zwrotu kosztów korzystania z urządzeń sanitarnych powinna być związana ze średnimi, nieudokumentowanymi kosztami takich usług oferowanych w ogólnodostępnych miejscach obsługi podróżnych, w krajach realizacji zadań służbowych przez kierowcę. W założeniu więc, chcąc określić wysokość sanitariatów dla kierowców, należy sprawdzić, jakie w odwiedzanych przez nich w ramach obowiązków służbowych państwach, np. Niemczech czy Francji, obowiązują stawki za korzystanie m.in. z toalet czy pryszniców. Dla ułatwienia w praktyce niekiedy określa się przybliżone kwoty, np. toaleta – 2 euro, a prysznic – 4 euro, i przyjmuje się je jako standard dla każdego kraju. Sanitariaty ustalone na podstawie prognozowanych kosztów dziennych wiążą się zazwyczaj z kwotą wahającą się między 10-12 EUR za dzień pobytu za granicą.

Wspomnieliśmy o stawce za dzień pobytu za granicą. Powstaje istotne pytanie dotyczące kwestii sanitariatów: jak obliczyć ich ostateczną kwotę? Dodatek sanitarny do wypłaty będzie adekwatną krotnością stawki dziennej, w zależności od liczby dni pobytu za granicą. Co jednak z tzw. niepełnymi dniami? W takim wypadku przyjmuje się podobną zasadę do tej, z którą mamy do czynienia stosując diety wirtualne. Została ona wskazana w art. 26h ust. 2 ustawy o czasie pracy kierowców. Zgodnie z nią, jeżeli okres pobytu zagranicznego kierowcy wykonującego międzynarodowe przewozy drogowe trwa krócej niż 12 godzin, to zwrot za sanitariaty dla kierowców jest zmniejszany do:

• 1/3 wysokości – w przypadku pobytu do 8 godzin (przy stawce 12 EUR będzie to 4 EUR),

• 1/2 wysokości – w przypadku pobytu od 8 do 12 godzin (przy stawce 12 EUR będzie to 6 EUR).

W kontekście zwrotu kosztów za korzystanie z urządzeń sanitarnych warto wskazać także, że zgodnie z art. 26h ust. 1 ustawy o czasie pracy kierowców do dni pobytu za granicą nie zalicza się:

• dni urlopu wypoczynkowego,

• okresu przebywania na zwolnieniu lekarskim od pracy z powodu choroby,

• okresu korzystania z urlopu bezpłatnego. 

Sanitariaty w transporcie międzynarodowym 2025: jak pracodawca może je wprowadzić?

Chcąc prawidłowo wprowadzić sanitariaty, przewoźnik powinien zadbać o to, aby dokumentacja została zaktualizowana o odpowiednie zapisy – zależnie od sytuacji, należy wprowadzić je do:

• regulaminu wynagradzania (stosowany najczęściej w firmach zatrudniających co najmniej 50 pracowników)

• wewnętrznego zarządzenia (stosowane zwykle w mniejszych firmach),

• umów o pracę.

Konieczna staje się również aktualizacja informacji o warunkach zatrudnienia.

W ramach tych zapisów w dokumentacji trzeba m.in.:

• jasno określić wysokość dodatku sanitarnego (szacunkowy koszt sanitariatów waha się między 10-12 EUR za dzień pobytu za granicą),

• wskazać zasady naliczania dodatku sanitarnego,

• określić sposoby wypłaty zwrotu za sanitariaty dla kierowców.

Wprowadzając dodatek za sanitariaty, trzeba również pamiętać, że będzie on należny dla wszystkich kierowców wykonujących przewozy międzynarodowe w firmie.

Podsumowanie

Zrozumienie tego, czym jest dodatek sanitarny, co obejmuje, a także jakie korzyści jego wdrożenie może przynieść pracodawcy i pracownikowi, okazuje się bardzo cenne z perspektywy przedsiębiorcy transportowego. Zwroty za sanitariaty są bowiem całkowicie wyłączone z opodatkowania podatkiem PIT, a po spełnieniu odpowiednich warunków nie wchodzą także w skład przychodu stanowiącego podstawę składki na ubezpieczenie społeczne. Aby korzystanie z ulgi na sanitariaty było możliwe, należy zadbać o ich prawidłowe wprowadzenie, w tym poprawne dostosowanie dokumentacji. Konieczne jest również umiejętne rozliczanie dodatku sanitarnego w sposób zgodny z przepisami obowiązującymi w 2025 roku. Jak zapewnić sobie właściwy przebieg tych procesów w firmie?

Sprawdzonym rozwiązaniem w tej sytuacji jest skorzystanie z usług wykwalifikowanych specjalistów IdeaPro. Powierzając nam rozliczanie czasu pracy kierowców, firma zyskuje m.in.:

• dodatkowy czas, które może poświęcić na działania ukierunkowane na swój rozwój,

• wyeliminowanie ryzyka kar będących pokłosiem naruszania terminów lub błędów rozliczeniowych,

• optymalizację kosztów m.in. poprzez umiejętne korzystanie z dodatku sanitarnego i diet wirtualnych.

  
  

Co istotne, w ofercie IdeaPro znajdują się również usługi z innych obszarów, takich jak np.:

• kadry i płace,

• audyty dokumentacji,

• wsparcie podczas kontroli PIP i ITD, a także służb kontrolnych z krajów UE – dzięki naszej profesjonalnej pomocy kontrola PIP i ITD w firmie transportowej nie musi wiązać się z ryzykiem dotkliwych kar,

• zgłaszanie kierowców delegowanych – zajrzyj do tego artykułu, by dowiedzieć się więcej o tym, czym jest delegowanie kierowców IMI,

• szkolenia kierowców z zagadnień związanych z przestrzeganiem norm czasu pracy i obsługą tachografu,

• przedstawiciel dla transportu we Francji i Holandii.

Zachęcamy do wypełnienia i wysyłki formularza oraz umówienia się na bezpłatną konsultację z naszym ekspertem!