Czym są wirtualne diety, jak stosować ulgi na ZUS i PIT?

Dieta wirtualna jest zagadnieniem, które powinno zainteresować firmy transportowe wykonujące przewozy międzynarodowe. Dlaczego? Wirtualne diety to nie tylko optymalizacja kosztów, ale także obowiązek. Stosowanie wirtualnych diet jest obligatoryjne, ponieważ niestosowanie ich wiąże się z zaniżeniem wynagrodzenia netto kierowcy. Dzięki nim można obniżyć podstawę opodatkowania oraz podstawę wymiaru składek ZUS.

Umiejętne rozliczanie wirtualnych diet przekłada się na większe wynagrodzenie dla kierowcy oraz niższe składki ZUS i PIT pracodawcy.

Co to jest wirtualna dieta kierowcy? Kto może z niej skorzystać? Czy stanowi ona element wynagrodzenia kierowcy? Na te i wiele innych pytań związanych z dietami wirtualnymi odpowiemy w dalszej części artykułu!

Wirtualna dieta: co to jest?

Wyjaśnienie wprost, co to jest wirtualna dieta kierowcy, okazuje się o tyle trudne, że definicji tego terminu nie znajdziemy w przepisach prawnych. Aby zwięźle ująć sens omawianego pojęcia, można scharakteryzować je następująco: dieta wirtualna to określenie techniczne, wykorzystywane do obliczania ulg na ZUS i PIT, które przysługują firmom zajmującym się międzynarodowym transportem drogowym. Traktuje się ją jako branżowy parametr w wysokości równowartości diety przysługującej kierowcy z tytułu zagranicznej podróży służbowej.

Chcąc zrozumieć, jak kształtują się diety wirtualne wpływające na ulgi ZUS, PIT dla transportu międzynarodowego, warto przyjrzeć się ich aktualnym stawkom.

• Stawka wirtualnej diety, rozumiana jako kwota obniżająca podstawę składek społecznych, tzw. ZUS, wynosi obecnie 60 euro za każdy dzień pobytu kierowcy międzynarodowego poza granicami kraju.

• Stawka diety wirtualnej dla celów PIT wynosi 20 euro za każdy dzień pobytu kierowcy za granicą.

Dokładniej kwestię tego, ile wynosi dieta wirtualna, omówimy nieco później, tymczasem przeanalizujmy, kto może z tego narzędzia skorzystać i jaka jest jego natura.

Komu przysługuje wirtualna dieta kierowcy?

Co do zasady, wirtualne diety przysługują kierowcom wyjeżdżającym za granicę w celach zarobkowych i realizującym tam zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych. Warto zaznaczyć, wirtualna dieta zagraniczna wchodzi w grę przy różnych rodzajach transportu – od kabotażu, przez cross-trade, po przewozy bilateralne. Więcej na temat różnic między nimi można dowiedzieć się podczas lektury artykułu: Co to jest kabotaż, cross-trade i przewóz bilateralny? Wyjaśnienie kluczowych pojęć.

Wróćmy jednak do tematu wirtualnych diet dla kierowców międzynarodowych. Czy do zastosowania ulgi ZUS, PIT (wirtualnej diety) potrzebne jest spełnienie jakichś dodatkowych warunków?

• Aby móc korzystać z wirtualnej diety zagranicznej w celu obniżenia podstawy oskładkowania ZUS, miesięczny przychód kierowcy musi być wyższy niż prognozowane przeciętne wynagrodzenie – w 2025 roku wynosi ono 8673 zł brutto.

• Warunek przekroczenia prognozowanego średniego wynagrodzenia nie obowiązuje natomiast w przypadku diet wirtualnych dla celów PIT. Oznacza to, że można obniżyć podstawę opodatkowania nawet wtedy, gdy miesięczny przychód kierowcy jest niższy niż wspomniana kwota 8673 zł brutto.

Czy diety wirtualne wypłaca się kierowcom?

Jak wspomnieliśmy, wirtualne diety dla kierowców są pojęciem o stricte technicznej naturze. Nie stanowią one dodatkowego elementu wynagrodzenia i nie są wypłacane pracownikom. Należy je traktować wyłącznie jako narzędzie do celów rozliczeniowych, które pozwala pracodawcy zoptymalizować koszty związane ze składkami ZUS i podatkiem dochodowym oraz zwiększyć wynagrodzenie netto kierowcy.

Dieta wirtualna kierowcy: na jakie przepisy należy zwrócić uwagę?

Będący inspiracją do powstania koncepcji wirtualnych diet Pakiet Mobilności przyczynił się do wprowadzenia istotnych zmian w polskich regulacjach. Mowa m.in. o przepisach dotyczących kwestii kierowców międzynarodowych, którzy realizują swoje zadania służbowe za granicą. Jedną z pierwszych ważnych zmian było wprowadzenie art. 21b do Ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców. Z jego treści wynikało, że kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie jest w podróży służbowej, w rozumieniu zapisów znajdujących się w Kodeksie pracy.

W efekcie powstania Ustawy z dnia 28 lipca 2023 r. o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym, doszło do uchylenia art. 21b w ustawie o czasie pracy kierowców, a zawarty w nim zapis znalazł się w Rozdziale 3b, art. 26f. ust. 1. i przyjął formę jak poniżej.

• Art. 26f. ust 1. Kierowca wykonujący zadania służbowe w ramachmiędzynarodowych przewozów drogowych nie jest w podróży służbowej wrozumieniu art. 77^5§ 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. 

Wspomniana ustawa o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym wprowadziła również inne istotne modyfikacje. Wśród nich znalazło się m.in. ujednolicenie stawek diet wirtualnych. Do pewnego momentu różniły się one w zależności od tego, w jakim kraju znajdował się kierowca. Od 19 sierpnia 2023 r. reguły, na jakich odbywa się rozliczanie diet wirtualnych, uległy zmianie. W ich rezultacie pojawiła się nowa, ujednolicona wirtualna dieta: 60 EUR (ZUS), 20 EUR (PIT).

Ustawa o czasie pracy kierowców oraz ustawa o delegowaniu kierowców nie są jedynymi aktami prawnymi, z których zapisami należy się zapoznać, by lepiej zrozumieć, jak zastosować wirtualne diety w celu wykorzystania ulgi na ZUS i PIT w transporcie międzynarodowym drogowym. Konieczne okazuje się także zaznajomienie się z treścią odpowiednich przepisów zawartych m.in. w:

• Ustawie z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych,

• Ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

Wirtualna dieta kierowcy w transporcie międzynarodowym – ile wynosi stawka dla celów ZUS?

Jak obniżyć koszty ZUS dzięki wirtualnej diecie? To pytanie zadaje sobie wielu przewoźników, którzy chcą zoptymalizować kosztowo swoją działalność. W celu zapoznania się z prawidłowym sposobem rozliczania diet wirtualnych dla celów ZUS należy zajrzeć do ustawy o czasie pracy kierowców.

Z art. 26 g ust. 1 ustawy o czasie pracy kierowców wynika, że w przypadku kierowcy:

• wykonującego zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych,

• posiadającego miesięczny przychód wyższy niż przeciętne wynagrodzenie,

do przychodu będącego podstawą wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne nie uwzględnia się kwoty stanowiącej równowartość 60 euro za każdy dzień pobytu kierowcy poza granicami kraju. Mamy więc odpowiedź na pytanie, ile wynosi dieta wirtualna dla celów ZUS – można o nią zmniejszyć miesięczny przychód będący podstawą wymiaru oskładkowania.

Ważne:

• w przypadku kierowców, których przychód jest niższy niż przeciętne wynagrodzenie, nie można wykorzystać diety wirtualnej o wysokości 60 euro do obniżenia podstawy oskładkowania,

• kwota uzyskana po odliczeniu wirtualnej diety kierowcy od miesięcznego przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne nie może być niższa od kwoty przeciętnego wynagrodzenia.

Dieta wirtualna kierowcy międzynarodowego – jakie dni pobytu za granicą nie przyczynią się do obniżenia podstawy składek?

Analizując to, jak liczyć wirtualne diety dla celów ZUS, należy mieć świadomość, że nie w każdym przypadku za dzień pobytu za granicą przysługuje kierowcy 60 euro. Zgodnie z art. 26h ust. 1 ustawy o czasie pracy kierowców takim wyłączeniem objęte są:

• dni urlopu wypoczynkowego,

• dni, w których kierowca przebywa na zwolnieniu lekarskim od pracy z powodu choroby,

• okres, w którym kierowca korzysta z urlopu bezpłatnego.

Wyżej wymienionych okresów nie zalicza się do dni pobytu, za które przysługuje zarówno wirtualna dieta dla ZUS wynosząca 60 euro, jak i wirtualna dieta dla PIT wynosząca 20 euro.

Ile wynosi wirtualna dieta w przypadku niepełnego dnia pobytu zagranicznego?

Jak na wartość wirtualnej diety możliwej do odliczenia od podstawy wymiaru składek ZUS i podatku PIT wpływa fakt, że kierowca przebywał za granicą jedynie przez część dnia? To zależy od liczby godzin spędzonych w innym kraju. Zgodnie z art. 26h. ust. 2. ustawy o czasie pracy kierowców, jeżeli okres pobytu kierowcy wykonującego międzynarodowe przewozy drogowe za granicą trwa krócej niż 12 godzin (powyżej tego czasu obowiązuje pełna stawka), to w dieta wirtualna kierowcy w takim przypadku obniża się do:

• 1/2 wysokości – gdy mamy do czynienia z pobytem trwającym od 8 do 12 godzin (np. stawka wirtualnej diety zagranicznej dla celów ZUS spada do 30 euro),

• 1/3 wysokości – w przypadku pobytu do 8 godzin (np. stawka wirtualnej diety dla kierowcy pozwalającej obniżyć podstawę oskładkowania wynosi tu 20 euro).

Dodajmy, że powyższe proporcjonalne obniżanie kwot wirtualnych diet dotyczy zarówno diet dla celów ZUS, jak i PIT.

Jak obliczyć wysokość diety wirtualnej dla ZUS przy stawce 60 euro za dzień? Przykład

Kwestię tego, jak liczyć wirtualne diety kierowców dla celów ZUS, zobrazujmy prostym przykładem. Przyjmijmy następujące założenia.

• Kierowca przebywał w miesiącu rozliczeniowym 15 dni poza granicami Polski. Zakładamy dni pełne (powyżej 12 godzin) – bez urlopów i przebywania na zwolnieniu lekarskim z powodu choroby.

• Wysokość prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia (istotne dla możliwości skorzystania z diet wirtualnych dla celów ZUS) w 2025 r.: 8 673 zł brutto.

• Wysokość wynagrodzenia kierowcy w przykładowym miesiącu rozliczeniowym: 12 500 zł brutto.

• Przyjęty kurs przeliczenia euro na złotówki: 4,25.

Skoro przyjęliśmy 15 dni poza granicami Polski, bez urlopów i zwolnień, to podstawa do naliczenia ulgi wyniesie:

• 15 dni x 60 euro = 900 euro

Po przeliczeniu na złotówki otrzymujemy:

• 900 x 4,25 = 3825 zł brutto

Z uwagi na to, że wynagrodzenie kierowcy jest wyższe niż prognozowane przeciętne wynagrodzenie możemy zastosować ulgę i obniżyć koszt związany ze składką ZUS. 

• 12500 zł - 3825 zł = 8675 zł brutto

W efekcie podstawą oskładkowania będzie kwota 8675 zł brutto zamiast 12500 brutto. Ten przykład dobrze uzmysławia, jak obniżyć koszty ZUS dzięki wirtualnej diecie.

Dieta wirtualna a podatek dochodowy – ulga na PIT sposobem na obniżenie kosztów pracy kierowców

Dużą zaletą diet wirtualnych kierowców jest to, że pozwalają one obniżyć nie tylko podstawę oskładkowania ZUS, ale także podstawę opodatkowania PIT. Wynika to z art. 21 ust. 1 pkt 23d ustawy o PIT. Kierowcy wykonującemu międzynarodowy przewóz drogowy – zarówno na zatrudnionemu na umowę o pracę, jak i pracującemu na podstawie umowy zlecenia – przysługuje wirtualna dieta w wysokości 20 euro za każdy dzień pobytu za granicą. Jeśli mowa natomiast o niepełnych dniach spędzonych w innym kraju, stosuje się analogiczne zmniejszenie stawek diet wirtualnych jak przy uldze ZUS – 1/2 stawki w przypadku okresu od 8 do 12 godzin i 1/3 stawki, gdy mamy do czynienia z okresem do 8 godzin.

Warto w tym miejscu podkreślić, że ulga na PIT może być zastosowana także wtedy, gdy miesięczny przychód kierowcy jest niższy niż prognozowane przeciętne wynagrodzenie. Co więcej, ustalona po wykorzystaniu ulgi podstawa opodatkowania może być – w przeciwieństwie do podstawy oskładkowania – niższa niż wysokość prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia.

Jak liczyć wirtualne diety dla celów PIT przy stawce 20 euro za dzień? Przykład

Aby zobrazować lepiej zagadnienie: dieta wirtualna a podatek dochodowy, posłużmy się przykładem. Przyjmijmy następujące założenia.

• Kierowca przebywał w miesiącu rozliczeniowym 10 pełnych dni i dodatkowo 10 godzin poza granicami Polski. Zakładamy brak urlopów i przebywania na zwolnieniu lekarskim z powodu choroby.

• Założony kurs przeliczenia euro na złotówki: 4,25.

Bazując na przyjętych danych, możemy obliczyć podstawę do naliczenia ulgi:

• 10 dni x 20 euro + 1/2 x 20 euro = 210 euro

Wyrażenie „1/2 x 20 euro” w powyższym równaniu wynika z obecności kierowcy za granicą przez niepełny dzień (10 godzin).

Po przeliczeniu na złotówki uzyskujemy:

• 210 x 4,25 = 892,50 zł brutto

W tym wypadku podstawa opodatkowania będzie mogła być pomniejszona o wirtualną dietę wynoszącą niemal 900 złotych brutto.

Diety wirtualne 2025 – jak skorzystać na nich w swojej firmie?

Analizując kwestię: wirtualna dieta a koszt pracodawcy, łatwo dojść do wniosku, że korzystanie z tego rodzaju ulgi może przynieść przewoźnikowi odczuwalne profity. Diety wirtualne stanowią interesujący sposób na to, jak zaoszczędzić na ZUS i PIT w transporcie międzynarodowym. Aby jednak móc cieszyć się obniżonymi podstawami oskładkowania i opodatkowania, należy zadbać o prawidłowe rozliczanie czasu pracy kierowców w firmie, w tym umiejętne naliczanie diet wirtualnych. Jak zatroszczyć się o ten proces w swojej organizacji?

Odpowiedzią okazuje się skorzystanie z usług doświadczonych specjalistów IdeaPro! Decydując się na rozliczanie czasu pracy kierowców w naszym wykonaniu, można:

• zyskać więcej czasu na planowanie dalszego rozwoju firmy,

• uniknąć kar wynikających z błędów rozliczeniowych lub niedotrzymania terminów,

• zoptymalizować koszty m.in. poprzez wykorzystanie diet wirtualnych.

Warto dodać, że nasza oferta jest szersza i obejmuje również usługi z takich obszarów jak m.in.:

• kadry i płace,

• audyty dokumentacji,

• zgłaszanie kierowców delegowanych,

• szkolenia kierowców z zakresu przestrzegania norm czasu pracy i obsługi tachografu,

• przedstawiciel dla transportu we Francji i Holandii,

• wsparcie podczas kontroli, np. ITD czy PIP.

Zachęcamy do wysłania formularza i umówienia się na bezpłatną konsultację!

Bezpłatna konsultacja