top of page

Rozliczanie czasu pracy kierowców

Dlaczego należy rozliczać czas pracy kierowcy?

Prowadzenie ewidencji czasu pracy wszystkich kierowców zatrudnionych w firmie oraz czynności spedycyjne takie jak planowanie odpoczynków wynikających z ustawy o czasie pracy kierowców to podstawowe obowiązki pracodawcy w firmie transportowej.
Ewidencja czasu pracy kierowców oraz lista płac muszą być ze sobą zgodne. Stanowią one niezbędne formalności administracyjne, które muszą zostać spełnione, ponieważ ich brak lub niepoprawność mogą poskutkować nałożeniem kary na przedsiębiorstwo w przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Podczas takiej kontroli organ kontrolujący sprawdza czy przestrzegane są przepisy zawarte w Kodeksie Pracy, Ustawie o Czasie Pracy Kierowców, rozp. (WE) nr 561/2006 oraz regulacjach Unii Europejskiej.

Jak wygląda rozliczenie czasu pracy kierowcy?

Rozliczenie czasu pracy oparte jest na aktywnościach kierowcy zapisanych na karcie kierowcy oraz pamięci tachografu cyfrowego. Pracodawca ma obowiązek pobierać dane z karty co najmniej co 28 dni oraz przy ustaniu stosunku pracy. W pliku cyfrowym zawarte są wszystkie niezbędne informacje potrzebne do rozliczenia takie jak:

  • aktywności kierowcy- rodzaj i ilość wykonywanej czynności,

  • liczbę przepracowanych godzin,

  • godzinę rozpoczęcia oraz godzinę zakończenia pracy,

  • przekroczenia granic,

  • przestoje podczas, których kierowca nie wykonywał pracy.

czas_pracy.png

Tak wygląda pojedynczy dzień pracy kierowcy zapisany na karcie kierowcy.

Na podstawie tych danych wyliczane jest wynagrodzenie kierowcy. Następnie w zależności od rodzaju wykonywanych przewozów rozliczane są płace sektorowe i wirtualne diety, które stanowią ulgi na ZUS i PIT , sanitariaty - w przypadku przewozów międzynarodowych oraz delegacje krajowe w transporcie krajowym.

przykładowa-ew.png

Tak wygląda przykładowa ewidencja czasu pracy kierowcy za jeden miesiąc.

Co powinna zawierać ewidencja czasu pracy kierowcy?

Ewidencja czasu pracy to zbiór dokumentów potwierdzających czas pracy kierowcy. Jest to dokumentacja danego pracodawcy zawierająca wszystkie szczegółowe elementy wynagrodzenia kierowcy oparte na danych z kart kierowców takie jak:

  • Prowadzenie pojazdu- czas jazdy kierowcy.

  • Godziny nadliczbowe- 50% i 100%, dodatków oraz godzin nadliczbowych oddanych na wniosek lub bez wniosku.

  • Liczbę godzin dyżuru- godzinę rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem, czy jest to dyżur pełniony w domu).

  • Pracę w godzinach nocnych.

  • Postój - krótkie kilkuminutowe przestoje oraz odpoczynek dobowy lub tygodniowy.

  • Inna praca- prace niezwiązane z wykonywaniem przewozu drogowego, takie jak np. konieczność usunięcia awarii lub obsługa codzienna pojazdów jak również prace podejmowane w celu wykonania zadania służbowego lub zapewnienia bezpieczeństwa osób.

  • Zwolnienia z pracy- rodzaj i wymiar zwolnień oraz pozostałych nieusprawiedliwionych i usprawiedliwionych nieobecności w tym dni wolne wraz z oznaczeniem tytułu ich udzielenia.

  • Rozliczenie ryczałtów- w miesięcznym, trzymiesięcznym lub czteromiesięcznym okresie rozliczeniowym.

  • Zestawienie ulg- naliczenie tzw. wirtualnych diet, które stanowią ulgę na ZUS oraz PIT.

  • Rozliczenie płac sektorowych- dodatek za pracę na terenie innych Państw- obowiązek wynikający z Pakietu Mobilności.

Co powinna zawierać poprawnie przygotowana dokumentacja pracownicza?

  • Informacja o okresie rozliczeniowym- jest to okres po którym zostają wypłacane składniki wynagrodzenia takie jak, ryczałt za pracę w godzinach nocnych, godzinach nadliczbowych, zaliczka za czas dyżuru.

  • Zapis o godzinach nocnych KP- wybrane 8 godzin pomiędzy 21:00 a 7:00.

  • Zapis o porze nocnej z UoCPK– wybrane 4 godz. pomiędzy 00:00 a 7:00.

  • Informacje dotyczące rozkładu czasu pracy- ze względu na specyfikę pracy kierowców w transporcie, umożliwiono ustalenie Indywidualnego rozkładu czasu pracy (możliwość wyboru różnych początków i zakończeń pracy).

  • Ustalenie dnia wolnego w firmie- np. sobota lub ruchomy dzień wolny.

  • System czasu pracy- np. równoważny, podstawowy, zadaniowy.

Co zyskujesz zlecając nam rozliczanie czasu pracy kierowców

Poprawna dokumentacja

Poprawnie stworzona dokumentacja pracownicza w firmie transportowej to między innymi umowa o pracę, obwieszczenie lub regulamin pracy. Powinna uwzględniać nie tylko zapisy Kodeksu Pracy, ale przede wszystkim Ustawy o Czasie Pracy Kierowców, rozporządzenia WE 561/2006 oraz tzw. Pakietu Mobilności. 

Realne oszczędności

Odpowiednio przygotowane dokumenty, minimalizują ryzyko związane z ewentualnymi roszczeniami pracowników, optymalizują koszty podatkowe oraz znacząco ograniczają ryzyko nałożenia  kar administracyjnych podczas kontroli.

Konsolidacja usług

Poza rozliczaniem czasu pracy kierowców, oferujemy również usługi kadrowo-płacowe. Przygotowujemy gotowe listy płac zgodne z rozliczeniem z karty kierowcy. Naliczamy również ulgi podatkowe ZUS i PIT dla transportu. Łącząc te dwa obszary w jednej usłudze zyskujesz dodatkowe korzyści dla swojej firmy.

Bezpieczeństwo

Połączenie wiedzy i doświadczenia naszego zespołu, pozwoliło nam wypracować sprawdzone rozwiązania. Zapewniamy bezpieczeństwo naszym klientom i bierzemy pełną odpowiedzialność za poprawność naszych rozliczeń.

Zadaj nam dowolne pytanie

Związane z rozliczaniem czasu pracy kierowców czy obsługą kadrowo-płacową. Odpowiemy mailowo lub skontaktujemy się telefonicznie w dogodnym dla Ciebie terminie. Nasi eksperci zadbają o najwyższy poziom udzielanych odpowiedzi.

Dziękujemy, email został wysłany.

Nasza usługa w 4 krokach

01

Audyt

Pierwszym krokiem jest wypracowanie najlepszego rozwiązania dostosowanego do specyfiki firmy. Analizujemy aktualne zapisy, przeprowadzamy wstępne rozliczenie wynagrodzenia kierowcy. 

Przedstawimy możliwości optymalizacji oraz wykażemy realne oszczędności płynące z proponowanych zmian.

02

Dostosowanie dokumentacji

Dostosowanie dokumentacji jest kluczowym elementem, który ma realny wpływ na optymalizację kosztów oraz definiuje zasady rozliczania  wynagrodzeń kierowców. Nie ważne, czy płacisz dniówki, premie czy rozliczasz się za przejechane kilometry. Ważne jak to zapiszesz w umowie o pracę.

03

Szkolenie dla kierowców

Szkolenie kierowców to istotny punkt naszej usługi.

Z naszego doświadczenia wiemy, że błędy w rejestrowaniu czasu pracy, to nawet 30% wszystkich naruszeń kierowców. Poprzez szkolenie praktycznie z dnia na dzień eliminujemy ryzyko tzw. "miękkich naruszeń".

04

Comiesięczne rozliczanie czasu pracy kierowców 

Będziesz otrzymywał od nas comiesięczną ewidencję czasu pracy wraz z  analizą naruszeń kierowców. Twój opiekun będzie przygotowywał wszystkie rozliczenia, a Ty będziesz miał do niego stały telefoniczny dostęp. Wszystkie sprawy konsultujesz u jednej osoby, co znacząco usprawnia cały proces.

Zaufali nam

images.png
logo-knioch-wh-1024x232_edited.png
380206aa13854e18a3cec82f8233e849.png
kg-logo.jpg
Projekt bez nazwy (8).png
mc.jpg
Projekt bez nazwy (7).png
bba.png
bottom of page