Rozliczanie czasu pracy kierowców
Dlaczego należy rozliczać czas pracy kierowcy?
Prowadzenie ewidencji czasu pracy wszystkich kierowców zatrudnionych w firmie oraz czynności spedycyjne takie jak planowanie odpoczynków wynikających z ustawy o czasie pracy kierowców to podstawowe obowiązki pracodawcy w firmie transportowej.
Ewidencja czasu pracy kierowców oraz lista płac muszą być ze sobą zgodne. Stanowią one niezbędne formalności administracyjne, które muszą zostać spełnione, ponieważ ich brak lub niepoprawność mogą poskutkować nałożeniem kary na przedsiębiorstwo w przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Podczas takiej kontroli organ kontrolujący sprawdza czy przestrzegane są przepisy zawarte w Kodeksie Pracy, Ustawie o Czasie Pracy Kierowców, rozp. (WE) nr 561/2006 oraz regulacjach Unii Europejskiej. Obecnie obowiązek rozliczania kierowców dotyczy wszystkie firmy transportowe zatrudniające kierowców pojazdów powyżej 3, 5 tony.
Jak wygląda rozliczenie czasu pracy kierowcy?
Rozliczenie czasu pracy oparte jest na aktywnościach kierowcy zapisanych na karcie kierowcy oraz pamięci tachografu cyfrowego. Pracodawca ma obowiązek pobierać dane z karty co najmniej co 28 dni oraz przy ustaniu stosunku pracy, natomiast dane z tachografu cyfrowego należy pobrać maksymalnie do 90 dni od daty ostatniego pobrania plików.
W pliku cyfrowym zawarte są wszystkie niezbędne informacje potrzebne do rozliczenia takie jak:
-
aktywności kierowcy- rodzaj i ilość wykonywanej czynności,
-
liczbę przepracowanych godzin,
-
godzinę rozpoczęcia oraz godzinę zakończenia pracy,
-
przekroczenia granic,
-
przestoje podczas, których kierowca nie wykonywał pracy.
Na grafice powyżej przedstawiono przykładowy dzień pracy kierowcy, który został zapisany na karcie. Jak widać na karcie kierowcy zapisały się różne aktywności takie jak jazda, pauza oraz inna praca. Poprawne rozliczenie możliwe jest wyłącznie przy użyciu dedykowanego programu do rozliczania czasu pracy kierowców. Na podstawie tych danych wyliczane jest wynagrodzenie kierowcy. Następnie w zależności od rodzaju wykonywanych przewozów rozliczane są płace sektorowe i wirtualne diety, które stanowią ulgi na ZUS i PIT oraz sanitariaty- w przypadku przewozów międzynarodowych lub delegacje krajowe w transporcie krajowym.
Co powinna zawierać ewidencja czasu pracy kierowcy?
Ewidencja czasu pracy to zbiór dokumentów potwierdzających czas pracy kierowcy. Jest to dokumentacja danego pracodawcy zawierająca wszystkie szczegółowe elementy wynagrodzenia kierowcy oparte na danych z kart kierowców takie jak:
-
Prowadzenie pojazdu- czas jazdy kierowcy.
-
Godziny nadliczbowe- 50% i 100%, dodatków oraz godzin nadliczbowych oddanych na wniosek lub bez wniosku.
-
Liczbę godzin dyżuru- godzinę rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem, czy jest to dyżur pełniony w domu).
-
Pracę w godzinach nocnych.
-
Postój - krótkie kilkuminutowe przestoje oraz odpoczynek dobowy lub tygodniowy.
-
Inna praca- prace niezwiązane z wykonywaniem przewozu drogowego, takie jak np. konieczność usunięcia awarii lub obsługa codzienna pojazdów jak również prace podejmowane w celu wykonania zadania służbowego lub zapewnienia bezpieczeństwa osób.
-
Zwolnienia z pracy- rodzaj i wymiar zwolnień oraz pozostałych nieusprawiedliwionych i usprawiedliwionych nieobecności w tym dni wolne wraz z oznaczeniem tytułu ich udzielenia.
-
Rozliczenie ryczałtów- w miesięcznym, trzymiesięcznym lub czteromiesięcznym okresie rozliczeniowym.
-
Zestawienie ulg- naliczenie tzw. wirtualnych diet, które stanowią ulgę na ZUS oraz PIT.
-
Rozliczenie płac sektorowych- dodatek za pracę na terenie innych Państw- obowiązek wynikający z Pakietu Mobilności.
Na grafice powyżej przedstawiono przykładową poprawną ewidencję czasu pracy kierowcy, która zawiera wszystkie elementy i składniki wymagane przez przepisy.
Co powinna zawierać poprawnie przygotowana dokumentacja pracownicza kierowcy?
Zatrudnienie pracownika nakłada na pracodawcę obowiązek prowadzenia jego dokumentacji pracowniczej. Dzielimy ją na dwa obszary: akta osobowe pracowników i dokumentację związaną ze stosunkiem pracy. Obecnie inspektor za brak prowadzenia dokumentacji może ukarać pracodawcę grzywną w wysokości od 1000 do nawet 30 tysięcy złotych. Więcej informacji na temat kontroli ITD lub PIP znajdziesz tutaj.
Niezbędne zapisy w dokumentacji kierowcy to między innymi:
-
Informacja o okresie rozliczeniowym- jest to okres po którym zostają wypłacane składniki wynagrodzenia takie jak, ryczałt za pracę w godzinach nocnych, godzinach nadliczbowych, zaliczka za czas dyżuru.
-
Zapis o godzinach nocnych (wynikający z kodeksu pracy)- wybrane 8 godzin pomiędzy 21:00 a 7:00.
-
Zapis o porze nocnej (wynikający z Ustawy o Czasie Pracy Kierowców)– wybrane 4 godz. pomiędzy 00:00 a 7:00.
-
Informacje dotyczące rozkładu czasu pracy- ze względu na specyfikę pracy kierowców w transporcie, umożliwiono ustalenie Indywidualnego rozkładu czasu pracy (możliwość wyboru różnych początków i zakończeń pracy).
-
Ustalenie dnia wolnego w firmie- np. sobota lub ruchomy dzień wolny.
-
System czasu pracy- np. równoważny, podstawowy, zadaniowy.
Bezpłatna symulacja rozliczenia
Chcesz zobaczyć, jak powinno wyglądać poprawne rozliczenie wynagrodzenia kierowcy w Twojej firmie? Oferujemy bezpłatną symulację, która pomoże Ci zrozumieć wszystkie aspekty ewidencji czasu pracy i płac w transporcie drogowym.
Napisz lub zadzwoń do nas, nasz konsultant poprosi o podstawowe informacje o czasie pracy kierowców w Twojej firmie i przygotuje szczegółową symulację.
Skontaktujemy się z Tobą, aby omówić wyniki i odpowiedzieć na wszelkie pytania.
Nie czekaj – sprawdź, jak możemy pomóc Twojej firmie w efektywnym i zgodnym z przepisami rozliczaniu wynagrodzeń kierowców!
Rozliczasz czas pracy kierowców samodzielnie i szukasz innego rodzaju współpracy lub wsparcia w tym obszarze?
Potrzebujesz pomocy w przygotowaniu poprawnej dokumentacji lub chcesz coś zweryfikować? Czy może szukasz współpracy polegającej na przekazaniu tylko części obowiązków związanych z rozliczaniem czasu pracy? Zapewniamy różne rodzaje wsparcia w zakresie rozliczania czasu pracy kierowców oraz kadr i płac w transporcie drogowym. Napisz do nas jaki rodzaj współpracy Cię interesuje a my chętnie odpowiemy!
Co zyskujesz zlecając nam rozliczanie czasu pracy kierowców
Poprawna dokumentacja
Poprawnie stworzona dokumentacja pracownicza w firmie transportowej to między innymi umowa o pracę, obwieszczenie lub regulamin pracy. Powinna uwzględniać nie tylko zapisy Kodeksu Pracy, ale przede wszystkim Ustawy o Czasie Pracy Kierowców, rozporządzenia WE 561/2006 oraz tzw. Pakietu Mobilności.
Realne oszczędności
Odpowiednio przygotowane dokumenty, minimalizują ryzyko związane z ewentualnymi roszczeniami pracowników, optymalizują koszty podatkowe oraz znacząco ograniczają ryzyko nałożenia kar administracyjnych podczas kontroli.
Konsolidacja usług
Poza rozliczaniem czasu pracy kierowców, oferujemy również usługi kadrowo-płacowe. Przygotowujemy gotowe listy płac zgodne z rozliczeniem z karty kierowcy. Naliczamy również ulgi podatkowe ZUS i PIT dla transportu. Łącząc te dwa obszary w jednej usłudze zyskujesz dodatkowe korzyści dla swojej firmy.
Bezpieczeństwo
Połączenie wiedzy i doświadczenia naszego zespołu, pozwoliło nam wypracować sprawdzone rozwiązania. Zapewniamy bezpieczeństwo naszym klientom i bierzemy pełną odpowiedzialność za poprawność naszych rozliczeń.
Zadaj nam dowolne pytanie
Związane z rozliczaniem czasu pracy kierowców czy obsługą kadrowo-płacową. Odpowiemy mailowo lub skontaktujemy się telefonicznie w dogodnym dla Ciebie terminie. Nasi eksperci zadbają o najwyższy poziom udzielanych odpowiedzi.
Nasza usługa w 4 krokach
01
Audyt
Pierwszym krokiem jest wypracowanie najlepszego rozwiązania dostosowanego do specyfiki firmy. Analizujemy aktualne zapisy, przeprowadzamy wstępne rozliczenie wynagrodzenia kierowcy.
Przedstawimy możliwości optymalizacji oraz wykażemy realne oszczędności płynące z proponowanych zmian.
02
Dostosowanie dokumentacji
Dostosowanie dokumentacji jest kluczowym elementem, który ma realny wpływ na optymalizację kosztów oraz definiuje zasady rozliczania wynagrodzeń kierowców. Nie ważne, czy płacisz dniówki, premie czy rozliczasz się za przejechane kilometry. Ważne jak to zapiszesz w umowie o pracę.
03
Szkolenie dla kierowców
Szkolenie kierowców to istotny punkt naszej usługi.
Z naszego doświadczenia wiemy, że błędy w rejestrowaniu czasu pracy, to nawet 30% wszystkich naruszeń kierowców. Poprzez szkolenie praktycznie z dnia na dzień eliminujemy ryzyko tzw. "miękkich naruszeń".
04
Comiesięczne rozliczanie czasu pracy kierowców
Będziesz otrzymywał od nas comiesięczną ewidencję czasu pracy wraz z analizą naruszeń kierowców. Twój opiekun będzie przygotowywał wszystkie rozliczenia, a Ty będziesz miał do niego stały telefoniczny dostęp. Wszystkie sprawy konsultujesz u jednej osoby, co znacząco usprawnia cały proces.
Zaufali nam
.png)
.png)
