Jak przygotować się  do kontroli w firmie?

Przedsiębiorca musi liczyć się z faktem, że kiedyś nastąpi taki moment i zostanie poddany kontroli ze strony różnych organów administracji publicznej. Jak się do tego przygotować, co najczęściej generuje kary i czy można się przygotować do kontroli?

Co będzie sprawdzał inspektor pracy podczas kontroli?

Legalności zatrudnienia, wynagrodzeń i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy (dodatki, premie, nagrody, itp.), czasu pracy (praca w godzinach nadliczbowych, w niedzielę i święta, itp.), urlopów wypoczynkowych oraz wielu innych zagadnień wynikających z obowiązujących przepisów.

Kontrola w firmie powinna być poprzedzona odpowiednim zawiadomieniem.

Ma to na celu pozwolić przedsiębiorcy odpowiednio się do niej przygotować.

Warto zwrócić uwagę na to, że zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli musi zawierać:

• oznaczenie organu, który będzie przeprowadzał kontrolę,

• datę i miejsce wystawienia zawiadomienia,

• oznaczenie przedsiębiorcy, który będzie podlegał kontroli,

• wskazanie zakresu kontroli,

• pouczenie o prawie złożenia korekty deklaracji,

• podpis osoby upoważnionej do zawiadomienia

Maksymalny czas kontroli.

• 12 dni roboczych – w stosunku do mikroprzedsiębiorców,

• 18 dni roboczych – w stosunku do małych przedsiębiorców,

• 24 dni robocze – w stosunku do średnich przedsiębiorców,

• 48 dni robocze – w stosunku do pozostałych przedsiębiorców.

Jak się przygotować do kontroli Państwowej Inspekcji Pracy:

Z obecnych uregulowań prawnych wynika, że ewidencja czasu pracy powinna być przechowywana 10 lat, licząc od końca roku, w którym rozwiązano stosunek pracy bądź uległ on wygaszeniu. Wynika to z art. 94 Kodeksu Pracy.

Przygotujmy wszystkie wymagane dokumenty przed przybyciem Inspektora, jeśli nie była prowadzona wcześniej szczegółowa dokumentacja lub z jakiś innych przyczyn została utracona odtwórzmy ją.

Brak ewidencji czasu pracy kierowcy skutkuje grzywną w wysokości od 1 000 do 30 000 zł a Inspektor i tak nakaże jej przygotowanie. Należy pamiętać, że kontrola dotyczy nie tylko samych kart ewidencyjnych, lecz również dodatkowych dokumentów, takich jak wnioski urlopowe, potwierdzenia dokonania wypłat, czy odprowadzonych składek.

Teczki osobowe, często marginalizowany obowiązek, który również może generować niepotrzebne kary. Co powinna zaierać teczka osobowa pracownika:

Część A – tu znajdują się dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,

Część B – zawiera dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,

Część C – w której gromadzi się dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia danej osoby,

Część D – miejsce na przechowywanie dokumentów związanych z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonych w innych przepisach,

Część E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

Jak się przygotować do kontroli Inspekcji Transportu Drogowego:

Inspekcja Transportu Drogowego przeprowadza kontrolę w firmie transportowej na podstawie podejrzeń o rażących naruszeń obowiązujących przepisów. Wszczęcie kontroli w firmie przez ITD jest również często powodowane poprzez zatrzymanie kierowcy na drodze oraz wykryciem podczas kontroli naruszeń takich jak np.:

·       nierejestrowanie aktywności na karcie kierowcy,

·       manipulacja na tachografie,

·       brak odpowiednich dokumentów w kabinie pojazdu.

Często inicjatorami wizyt Inspektorów w firmie są byli pracownicy.

Jakie dokumenty sprawdza inspektor podczas kontroli ITD?

W każdym zawiadomieniu o kontroli znajduje się wykaz wymaganych dokumentów, które będą podlegać kontroli. Każda kontrola różni się, ponieważ kontrolowane są różne aspekty, natomiast można wyróżnić kilka najczęstszych dokumentów, które niemal zawsze są sprawdzane, są nimi:

·       ewidencja czasu pracy kierowców,

·       zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika lub licencja uprawniająca do wykonywania działalności gospodarczej w zakresie transportu drogowego,

·       certyfikaty kompetencji zawodowych osób zarządzających transportem,

·       wykaz pojazdów podlegających pod działalność gospodarczą.

Właściwa organizacja i dyscyplina pracy obejmuje nie tylko przeprowadzanie szkoleń pracowników czy niezachęcanie ich poprzez system wynagradzania do naruszania obowiązującego czasu pracy. To przede wszystkim stały, wnikliwy nadzór nad zatrudnionymi pracownikami,i wykrywanie ewentualnych naruszeń ale również właściwa organizacja i planowanie czasu pracy.

Jakie dokumenty pomogą nam uniknąć konsekwencji związanych z przekroczeniami czasu jazdy i odpoczynków naszych kierowców:

• wydruki z tachografu

• opisy ewentualnych naruszeń kierowców

• raport comiesięcznych naruszeń wg. rozp. WE 561 wraz z ich opisem

• potwierdzenie dni wolnych ( zaświadczenia lub lista dni wolnych )

• notatki z przeprowadzonych rozmów z kierowcami (upomnienia, nagany)

W pierwszej kolejności ITD listowne powiadamia na 7 dni przed dniem rozpoczęcia kontroli o tym, będzie miała miejsce firmie kontrola. Jest to informacja o kontrolowanym okresie, czego dokładnie będzie dotyczyć oraz jakie dokumenty będą wymagane.

Okres kontroli zależny jest od Inspektora. Kontrola ITD może objąć okres do 12 miesięcy od daty zawiadomienia.