top of page

Rozliczenie delegacji kierowcy

2.07.24, 10:00

W tym artykule wyjaśniamy:
-Kiedy kierowca jest w podróży służbowej?
-Czy samozatrudniony może zaliczać diety zagraniczne w koszty?
-Przewozy międzynarodowe a delegacje.

Rozliczenie delegacji kierowcy- wszystko co musisz wiedzieć. 



Kiedy kierowca jest w podróży służbowej?

Kwestię podróży służbowej reguluje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących kierowcom z tytułu podróży służbowej.

Do czynienia z podróżą służbową mamy wtedy, gdy kierowca wykonuje zadanie służbowe na polecenie pracodawcy polegające na przewozie drogowym poza miejscowość pracodawcy (siedziba pracodawcy oraz inne miejsca prowadzenia działalności np. oddziały).


Rozliczenie podróży służbowej- Kluczowe dane na rozliczeniu krajowej podróży służbowej.

Dokument rozliczeniowy opiera się na poleceniu wyjazdu służbowego oraz danych zapisanych na karcie kierowcy. Dokument dodatkowo powinien zawierać następujące informacje:

  • Imię i nazwisko osoby odbywającej podróż służbową.

  • Cel podróży lub państwo docelowe.

  • Miejsce wyjazdu.

  • Godzina wyjazdu.

  • Wartość przysługujących diet krajowych.

  • Numer rejestracyjny pojazdu

Do rozliczenia należy dołączyć dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków, takie jak faktury czy rachunki.


Zwrot kosztów przejazdu i ryczałty

Zgodnie z art. 775 § 1 kodeksu pracy, podróż służbowa występuje, gdy pracownik wykonuje swoje obowiązki poza miejscem siedziby firmy na polecenie pracodawcy. W takim przypadku kierowcy przysługuje zwrot poniesionych kosztów związanych z podróżą służbową.

Kierowcy przysługuje dieta przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia, która od 01.01.2023 r.  wynosi 45 zł za dobę podróży.

Ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli pracownik nie miał zapewnionego noclegu przez pracodawcę i nie przedłożył dokumentów potwierdzających poniesione koszty. Dla podróży krajowej ryczałt wynosi 150% diety krajowej.


Diety i inne świadczenia z tytułu podróży służbowej

Zgodnie z przepisami rozporządzenia, za każdą dobę przysługuje dieta. W przypadku podróży krajowej dieta wynosi 45 zł, a jej wysokość zmienia się w zależności od długości podróży.

  • poniżej 8 godzin – dieta nie przysługuje,

  • od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety,

  • powyżej 12 godzin – przysługuje w pełnej wysokości diety.

  • jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Czy samozatrudniony może zaliczać diety zagraniczne w koszty?

Od czasu wprowadzenia pakietu mobilności wielu przedsiębiorców świadczących usługi transportowe ma wątpliwości, czy może zaliczyć do kosztów działalności diety za czas podróży zagranicznej.

Organy potwierdzają, że kosztami uzyskania przychodów przedsiębiorcy są diety w wysokości nieprzekraczających kwot określonych w rozporządzeniu.

Zatem przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów podatkowych prowadzonej działalności kwoty diet zagranicznych w wysokości wskazanej w załączniku nr. 3 do rozporządzenia.

Przykładowe kwoty diet w poszczególnych państwach:

Austria 57 €

Belgia 55 €

Czechy 41 €

Francja 55 €

Hiszpania 50 €

Holandia 50 €

Niemcy 49 €


Przewozy międzynarodowe a delegacje.

Kierowca wykonujący przewozy międzynarodowe od lutego 2022 roku nie jest w podróży służbowej, co oznacza, że nie należą mu się diety, czy ryczałty za nocleg.

Zamiast delegacji dla kierowców wykonujących przewozy międzynarodowe przewidziano ulgi na ZUS i PIT. Szczegóły zagadnienia wirtualnych diet objaśnialiśmy w artykule: Czym są wirtualne diety, jak stosować ulgi na ZUS i PIT?.


Rozliczanie delegacji- do kiedy?

Pracownik ma 14 dni od dnia zakończenia podróży służbowej na przekazanie pracodawcy rozliczenia delegacji, a wraz z nim dokumentów stanowiących dowody poniesionych kosztów z tytułu podróży służbowej.

bottom of page